|
Archivage |
Thetrawin possède en son cour son propre système d'archivage électronique des documents entrants et sortants. Thetrawin vous permet d'adopter une méthode TRES STRUCTURANTE de classement informatique qui va vous faire gagner en efficacité et confort.
Documents sortants : A chaque modèle de document bureautique utilisé par la Sociéte est associé un classeur de destination qui permet à votre système d'automatiquement ranger au bon endroit la moindre édition de courrier, de mailing. De plus, toutes les éditions de masse (appels de fonds, appel de loyer, régularisation des charges, relevé de gestion, relances,.) sont numérisées en même temps qu'imprimées, et systématiquement classées derrière l'individu concerné. Ainsi, lors d'une conversation au téléphone, vous disposez à l'écran en "un rien de clic" du même document que celui de votre interlocuteur. Finis les doubles impressions, les rangements fastidieux, les déplacements intempestifs. Que d'heures précieuses économisées en perspective.
 Documents entrants : Il est également très simple, après numérisation, de classer les documents entrants. Pour cela, il suffit d'effectuer un "déplacer/coller" sur la fiche concernée.et le tour est joué. Ainsi, vous pouvez stocker, par une simple association "image/saisie facture", l'ensemble de vos factures au format PDF©, et les ressortir à tout moment à l'écran (Ex: au paiement, en consultation fournisseur,.). La facture est ainsi accessible par tout le personnel, de n'importe quel point géographique.
Les annexes : Thetrawin dispose d'une gestion d'annexes particulièrement puissante. Ainsi vous pouvez définir des documents textes ou images que Thetrawin nomme annexes et qui seront considérées comme autant de pièces jointes par rapport à une action. Exemple : Vous pouvez déclarer très facilement les annexes numériques de rapport d'amiante, dépistage termites et les associer au contexte des mutations. Ces documents seront alors joints lors des éditions de questionnaires au notaire. Pratique, rapide et structurant.
Les photos : Thetrawin vous donne la possibilité d'associer des photos, des plans à l'ensemble des éléments constituant votre patrimoine, vos individus, vos dossiers (clichés des inistres). |
|
|
