État des lieux simplifié : suivez le guide !

On peut sans mal affirmer que l’état des lieux est une étape clé du parcours de location. État des lieux d’entrée ou de sortie, l’objectif est le même : vérifier l’état du logement et pouvoir attester la responsabilité du bailleur ou du locataire en cas de litiges liés à des dégradations.

Cette visite minutieuse s’appuie sur un document détaillant l’état de chaque pièce du logement ainsi que des équipements inclus dans la location. Un constat, en somme, doté d’une forte valeur juridique ; son exhaustivité autant que sa conformité sont essentielles, pour le locataire comme pour le professionnel.

Cela implique pour ce dernier de tenir compte de nombreux détails, et cette tâche réglementaire peut vite devenir chronophage et complexe. Le risque d’erreur également guette le gestionnaire de biens locatifs qui peut être amené à réaliser plusieurs états des lieux en une seule journée… Dans ces conditions, il est urgent de simplifier cette procédure.

Découvrez donc dans cet article les multiples avantages à utiliser un logiciel de gestion locative pour non seulement simplifier l’état des lieux, mais aussi l’améliorer.

La porte est ouverte : suivez le guide !

État des lieux simplifié, étape #1 : oubliez le papier et ses limites

Méthode traditionnelle et modèle d’état des lieux

Aussi important soit-il, l’état des lieux se présente comme un simple document – fourni en double pour le locataire et le bailleur. Mais pour être conforme, il doit impérativement renseigner certaines informations et mentions obligatoires, telles que :

• Le type d’état des lieux (entrée ou sortie) ;
• La date à laquelle il est réalisé ;
• L’adresse du logement ;
• Les noms des différentes parties prenantes ;
• L’adresse du bailleur ;
• Une description précise des pièces, c’est-à-dire l’état des murs, sols et plafonds ainsi que des équipements à disposition du locataire (dans le cas d’un meublé ou d’une cuisine équipée, par exemple).

Le document doit ensuite être signé par les deux parties pour valider l’état des lieux et marquer un accord. Parce que sa précision peut être déterminante, il est recommandé de l’accompagner de photos, voire d’une vidéo, pour être le plus exhaustif possible. C’est aussi pour cette raison, et afin de n’oublier aucun détail, que les gestionnaires de biens locatifs utilisent un modèle d’état des lieux. Au moment du rendez-vous, il ne reste ainsi qu’à remplir les champs du document.

Le problème ?

Cette méthode atteint toutefois rapidement ses limites. D’une part, si un modèle prédéfini permet de s’assurer que toutes les mentions obligatoires seront présentes, il n’en reste pas moins un modèle papier ou numérisé qu’il faudra traiter et classer.

Lorsque les états des lieux s’enchaînent, la « paperasse » se multiplie aussi – à plus forte raison s’ils s’accompagnent de photos. Les inconvénients de la documentation papier sont vite identifiés : risques d’erreur, perte de temps, centralisation des informations difficile et absence de suivi efficace.

État des lieux simplifié, étape #2 : découvrez les avantages d’une solution numérique

Les professionnels de l’immobilier sont de plus en plus nombreux à avoir recours aux logiciels de gestion et ce, pour une bonne raison : les bénéfices concrets se font très vite ressentir au quotidien. Une solution numérique adaptée a en effet été développée en toute connaissance des métiers de l’immobilier, et de leurs enjeux. Elle doit donc inclure des fonctionnalités pour simplifier non seulement le cycle de location dans son intégralité, mais aussi, de façon plus spécifique, l’état des lieux. Et ces fonctionnalités apportent trois garanties principales.

La réduction des erreurs

Tout simplement. Un logiciel de gestion comporte son propre modèle d’état des lieux qui, s’il est bien paramétré, permet de valider chaque étape en quelques clics et cases à remplir sur une tablette. De la même manière, une erreur soulève une alerte, rendant impossible la signature d’un document non conforme. Une fois l’état des lieux validé et envoyé, vous pouvez passer au suivant.

La centralisation (et la circulation) des informations

De fait, l’accès aux données est instantanément simplifié pour tous les intervenants. La circulation des informations, qui pouvait s’avérer auparavant compliquée, est optimisée, de la signature électronique de l’état des lieux au partage avec les parties prenantes. Toutes les informations telles que les travaux à effectuer ou les photos se retrouvent au même endroit. Ce qui permet à la fois un suivi précis et une meilleure communication. Or une meilleure communication implique une réduction des litiges… Qui implique à son tour une amélioration de la satisfaction locataire/propriétaire.

Optimisation du temps de travail

Un logiciel de gestion automatise toutes les tâches secondaires liées à l’état des lieux, et qui sont justement si chronophages. En prenant le temps de paramétrer le processus au moment de l’intégration de la solution, on se garantit sur le long terme une meilleure organisation, et un gain de temps considérable. Bref, vous pouvez vous concentrer sur l’essentiel et sur vos échanges avec les locataires et les propriétaires : le logiciel s’occupe du reste.

État des lieux simplifié, étape #3 : choisissez les fonctionnalités adaptées à vos besoins

L’état des lieux est une étape critique dans la gestion des biens locatifs, mais cela ne signifie pas qu’il doit être complexe et fastidieux. (Ni que de potentielles erreurs doivent revenir vous hanter.) En ayant recours à un outil adapté, il devient possible de simplifier et améliorer rapidement le processus d’état des lieux dans son ensemble. Et par outil adapté, on entend un logiciel de gestion locative doté d’une d’un module état des lieux.

Ce module s’utilise comme une application sur smartphone ou tablette. Conçue pour gérer les problématiques de mobilité des gestionnaires locatifs, elle représente un support bien plus fiable et complet qu’un simple modèle d’état des lieux papier. En permettant, notamment, à tout moment :

1. La création de comptes rendus d’état des lieux.
2. L’ajout de commentaires et photos en temps réel.
3. L’émission d’ordres de service et de pré-chiffrer les travaux à effectuer.
4. La validation par signature électronique.
5. L’envoi par mail de l’état des lieux aux parties concernées.

Parce que nous souhaitons apporter un accompagnement de A à Z aux professionnels de la gestion locative, le module État des lieux de Powimo intègre toutes ces fonctionnalités, et plus encore.

Retrouvez un outil ergonomique et facile à prendre en main qui vous simplifiera la vie avant, pendant et après vos états des lieux. Toutes vos données restent à portée de main, se synchronisent et se mettent à jour automatiquement pour vous éviter, entre autres, de la ressaisie fastidieuse. Votre état des lieux simplifié, vous gagnez en réactivité… et en proximité client. Vous avez besoin de plus d’informations sur notre fonctionnalité mobile état des lieux ? Contactez-nous