Gestion locative : 6 pistes pour accélérer le traitement des demandes

La gestion locative peut parfois s’avérer complexe et chronophage. Entre la vérification de la solvabilité des locataires, la perception des loyers et charges, et l’organisation des visites, de nombreuses tâches nécessitent une attention particulière. Cependant, des solutions existent pour optimiser ces processus. Voici 6 pistes pour accélérer le traitement des demandes en gestion locative, de l’utilisation de logiciels spécialisés à l’automatisation des tâches récurrentes.

Automatiser les tâches répétitives

L’automatisation est un levier essentiel pour optimiser la gestion locative. Elle permet de se décharger des tâches récurrentes et chronophages, pour se concentrer sur des actions à plus grande valeur ajoutée. Parmi les tâches pouvant être automatisées, se trouvent notamment le suivi des loyers et des paiements ou encore l’envoi de quittances et d’avis d’échéance.

Certains logiciels de gestion locative proposent également la possibilité de programmer des rappels de paiement, limitant ainsi le risque d’impayés. L’automatisation peut aussi concerner la communication avec le locataire, en utilisant par exemple des modèles d’e-mails pour les échanges courants.

L’Intelligence Artificielle (IA) offre également des perspectives intéressantes d’automatisation en proposant des outils d’aide à la décision basés sur l’analyse de données.

Mettre en place un espace client 

La mise en place d’un portail client constitue une excellente méthode pour faciliter et accélérer le traitement des demandes. L’espace client du logiciel Powimo permet par exemple aux locataires de consulter et gérer leurs informations personnelles, visualiser leurs documents contractuels, contacter le cabinet en un clic, déclarer facilement des incidents et suivre leur avancement, ou même trouver des réponses à leurs question directement via une FAQ.

Si cela signifie un gain de temps considérable pour les bailleurs en évitant de traiter manuellement chaque demande, le portail client permet surtout de fluidifier et dynamiser les échanges entre le cabinet et ses clients. Grâce à un accès à un historique clair de toutes les interactions entre le gestionnaire et le locataire, la résolution d’éventuels litiges est grandement facilitée. En quelques minutes seulement, vos agents savent qui est le client, quel est son problème, et avec qui il a pu échanger. Les réponses apportées sont alors plus pertinentes et plus rapides.

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Passer à la signature électronique

De même, l’adoption de la signature électronique est une solution à ne pas négliger. Ce système, reconnu légalement, permet de signer des documents de manière dématérialisée et possède de multiples avantages :

• Gain de temps : plus besoin de courriers postaux ou de se déplacer, le processus de signature est instantané et peut se faire à distance, améliorant ainsi la productivité.
• Flexibilité : que ce soit pour un mandat de gestion locative ou un contrat de bail, la signature peut se faire n’importe où et à n’importe quel moment.
• Sécurité : les signatures électroniques sont sécurisées et tracées, ce qui permet d’authentifier les signataires et d’assurer l’intégrité du document signé.

Le passage à la signature électronique s’inscrit dans une démarche plus large de digitalisation de la gestion immobilière, permettant de simplifier et d’accélérer les différents processus liés à la gestion locative, dont le traitement des demandes locataires.

Dématérialiser des documents

La dématérialisation des documents permet de convertir les documents papier en format numérique, facilitant ainsi leur gestion, leur stockage et leur partage. D’une part, cela signifie moins de paperasse et d’autre part une meilleure organisation pour les cabinets. Leur temps de travail est ainsi optimisé, et davantage dédié aux tâches à plus forte valeur ajoutée telles que la réponse aux demandes des locataires.

Pour les locataires, cela se traduit par un accès plus rapide et plus facile aux documents importants, tels que le contrat de location, les quittances de loyer ou les avis d’échéance. Ils bénéficient ainsi d’une meilleure visibilité sur le travail de votre cabinet.

Outre l’accélération du traitement des demandes, certaines solutions de dématérialisation, comme celle de Powimo, garantissent également la sécurité et la confidentialité des données.

Suivre des indicateurs précis

Pour un traitement des demandes efficient, il est impératif de suivre des indicateurs précis. Ils permettent d’évaluer la performance de vos actions et de prendre des décisions éclairées pour les améliorer.

• Le délai moyen de traitement des demandes : cet indicateur, le plus important, mesure concrètement le temps nécessaire pour répondre à une demande de locataire. Un délai court est gage de satisfaction pour le locataire.
• Le nombre de demandes reçues, traitées et en cours : indispensable pour mesure la satisfaction des locataires et votre capacité à y répondre.
• Le taux de vacance locative : cet indicateur mesure le pourcentage de biens inoccupés sur une période donnée.
• Le taux d’impayés : il s’agit de la part des loyers non perçus sur l’ensemble des loyers dus. Un taux élevé peut indiquer des problèmes dans le processus de sélection des locataires ou dans le suivi des paiements.
• Le taux de rotation des locataires : il représente le nombre de locataires qui quittent un logement sur une année. Un taux élevé peut signaler un manque de satisfaction des locataires.

Pour encore plus d’efficacité, le logiciel de gestion Powimo présente visuellement ces indicateurs à travers des chiffres clés, graphiques, cartes etc. Cette solution interactive met à disposition différentes dimensions d’analyses sous forme de filtre et de sélections : gestionnaires, localisation géographique, agences, typologies de lots ou de copropriétés.

Ces indicateurs, une fois suivis et analysés de manière régulière, vous permettront d’ajuster vos stratégies de réponse aux demandes, réduire les délais de réponse, et d’améliorer constamment le pilotage de votre activité. Le niveau de service proposé à vos clients en sera alors fortement valorisé.

S’équiper d’un logiciel de gestion intégré

Pour traiter les demandes de manière efficiente, votre système de gestion locative doit fournir une prise en charge complète du processus de location pour accompagner les locataires à chaque étape. De la publication des annonces à la gestion quotidienne, en passant par le suivi des mises en location et la sélection des candidatures, le logiciel devrait faciliter la signature du bail et bien au-delà. Cette exigence peut sembler évidente, mais tous les logiciels ne proposent pas ces fonctionnalités de base, et souvent elles sont disponibles seulement en tant que modules supplémentaires. Par conséquent, l’utilisation d’APIs est souvent nécessaire pour synchroniser les différentes fonctions, ce qui peut entraîner des tâches de saisie répétitives au détriment de la relation client.

Dans ce contexte, il peut être judicieux d’envisager les solutions tout-en-un offertes par les logiciels de gestion locative intégrés, qui présentent de nombreux avantages. En couvrant tous les aspects du processus de location, un logiciel intégré permet de centraliser les données dans un seul outil, ce qui facilite la gestion et optimise les traitements.

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