Interview Mme Paradol – Unis Lyon-Rhône

Suite à la phase de test de l’intégration automatique des fichiers de relève (eau froide, eau chaude et répartiteur de chauffage) comprenant la nouvelle référence de lots décidée par la commission UNIS Lyon-Rhône. SEIITRA a eu le plaisir d’interviewer Céline Paradol membre de la commission et client pilote.

Pourriez-vous vous présenter ?                                            Je suis Céline PARADOL, Codirigeante de la REGIE MOLIERE, Vice-présidente de UNIS Lyon-Rhône, Présidente du pôle Auvergne-Rhône-Alpes et membre du conseil national. Pour terminer nous avons eu le plaisir d’être client pilote SEIITRA pour la commission comptage UNIS Lyon-Rhône.

Début 2020, l’UNIS Lyon-Rhône a lancé une « Commission Comptage » composée d’adhérents UNIS, des sociétés de relève de compteurs et d’éditeurs de logiciel (dont SEIITRA). En qualité de Vice-Présidente de l’UNIS Lyon-Rhône, pouvez-vous nous expliquer comment ce groupe de travail a vu le jour et quel était l’objectif de ces réunions ?

La Commission au départ régionale est devenue nationale car le sujet de l’intégration des fichiers de relève de compteurs et de répartiteurs de chauffage touche l’ensemble des cabinets ADB en France. En 2020, l’UNIS Lyon-Rhône a réuni les différents prestataires du Syndicat de la Mesure ainsi que les sociétés d’édition de logiciel afin de trouver une solution qui permettrait de faciliter le travail de tous les acteurs, autant pour l’intégration des données que pour le changement de syndic d’une copropriété, et de répondre à l’obligation de transmettre mensuellement les consommations aux copropriétaires (EF, EC et RDC).

Après plusieurs échanges et en accord avec les différents intervenants, une référence de lot unique a été décidée par la « Commission Comptage ». Fin 2021, SEIITRA a intégré cette nouvelle référence dans son logiciel et a mené une phase de test avec votre régie. Quel est votre retour d’expérience ?

Après un travail en amont entre notre régie, SEIITRA et certains membres du syndicat de la mesure, et, après quelques mises au point. La nouvelle référence de lot est bien intégrée par le logiciel Powimo. A ce jour, les différentes intégrations de fichiers de relève (sur une dizaine de copropriétés) m’ont fait constater que l’intégration des données se faisait correctement.

Selon vous quels sont les avantages à passer par l’intégration automatique des fichiers de relèves (gain de temps, marge d’erreur réduite,…) ?

Le premier est le gain de temps ! Par exemple, pour un immeuble moyen, d’une vingtaine de lots, nous gagnons environ une quinzaine de minutes, multiplier par le nombre de copropriétés/ou de lots que le syndic a en gestion cela représente beaucoup de temps à l’année.

Le deuxième est de limiter les risques d’erreur. A titre d’exemple, après la saisie de trois fichiers de relève, le risque d’erreur s’accentue et demande des temps de contrôle, de préférence avec deux personnes, afin d’éviter les fautes de saisie…

Et, pour finir, la suppression d’une tâche à faible valeur ajoutée, permet au collaborateur de gagner en productivité, de se consacrer à des tâches plus valorisantes ou de la relation client.

Les 14 – 15 – 16 décembre prochains, se tiendra le XIIIe Congrès UNIS à Pau, pourriez-vous nous en dire un petit mot ?  

Ça va être un beau congrès d’échanges, avec des conférences et des ateliers sur des thèmes d’actualité. Lors du congrès si des utilisateurs SEIITRA le souhaitent, je serai disponible pour faire part de mon retour d’expérience et expliquer le process d’intégration.

Nous remercions Mme Paradol pour son temps et son témoignage et nous sommes ravis d’avoir pu mener à bien cette mise en place.

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Le mot du Responsable Produit – Véronique MOLLIMARD :

Le chargement automatique des index et répartiteurs de chaleur est une fonctionnalité que nous offrons à nos utilisateurs depuis quelques années.

Notre objectif était de faire suite au travail réalisé par la commission comptage de l’UNIS Lyon-Rhône,  de standardisation de l’identification des lots dans les fichiers de relevés de compteurs et de répartiteurs, en remplaçant le N° interne de l’immeuble par le N° d’immatriculation de la copropriété.

Pour cela nous avons fait évoluer nos traitements de chargement en masse des relevés d’index et de répartiteur de chaleur, pour qu’ils identifient les lots soit sur le N° d’immatriculation de la copropriété soit sur le N° interne de l’immeuble.

En complément, pour permettre à nos clients de transmettre le N° d’immatriculation des copropriétés à leur prestataire, nous avons mis en place une nouvelle fonctionnalité permettant d’extraire la correspondance des N° d’immeuble avec leur N° d’immatriculation. Cette correspondance est transmise via un fichier dont le format a été fixé avec l’ensemble des prestataires. Il permet aux prestataires de charger les N° d’immatriculation dans leur base d’information afin d’émettre les fichiers de relevés sur la nouvelle identification.

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Le mot d’OCEA, prestataire du comptage en eau et chauffage – Jean COSTENTIN :

La Société SEIITRA et le Groupe OCEA interviennent, chacun dans son domaine, auprès des syndics de copropriétés. L’UNIS Lyon-Rhône nous a sollicités pour travailler à l’harmonisation des références des lots dans le cadre des échanges de données avec nos clients communs. Nous avons ainsi été amenés à travailler ensemble à la mise en place d’ un protocole de test en vue de transposer le référencement des lots dans le standard défini avec l’UNIS, puis de mettre à jour en masse toutes les références du patrimoine de la REGIE MOLIERE de Lyon.

Notre collaboration avec SEIITRA a été très efficace grâce à la bonne connaissance qu’avaient nos interlocuteurs des spécificités du métier des syndics et à la fluidité des échanges que nous avons pu conjointement mettre en place. Ainsi, SEIITRA et OCEA ont pu déployer auprès de la REGIE MOLIERE la solution EDI (Echange de Données Informatisées) qui apporte à notre client commun gain de productivité (intégration en masse des consommations dans Powimo), fiabilité (fin des saisies manuelles) et recentrage du personnel du syndic sur ses tâches à réelle valeur ajoutée.