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Syndic de copro : 6 bonnes pratiques pour simplifier la préparation et la tenue des AG

Membre d'un consiel syndical assistant à une assemblée générale en visioconférence depuis une tablette.

Organiser une assemblée générale (AG) de copropriété peut s’avérer complexe et chronophage pour un syndic de copropriété. Entre la préparation des documents, la convocation des copropriétaires, la gestion des votes et la rédaction du procès-verbal, de nombreuses tâches doivent être accomplies avec rigueur et efficacité. Pour vous aider à simplifier ce processus, nous avons regroupé 6 bonnes pratiques essentielles. Ces conseils visent à optimiser votre organisation, à garantir une gestion fluide et à assurer une satisfaction maximale des copropriétaires.

1. Anticiper et planifier en avance

La clé du succès pour une AG bien orchestrée : une planification méticuleuse ! Voici quelques étapes essentielles :

Établir un calendrier annuel

Dès le début de l’année, définissez un calendrier des étapes de préparation de l’AG. Identifiez les dates clés telles que la date limite pour l’envoi des convocations, la date de l’AG et les réunions préparatoires avec le conseil syndical.

Préparer les documents en avance

Anticipez la préparation des documents nécessaires à l’AG, tels que les comptes rendus financiers, rapports de gestion et projets de résolutions.

Communiquer avec le conseil syndical

Organisez des réunions régulières avec le conseil syndical pour discuter des points à aborder, des projets de travaux et des problèmes à résoudre. Cela permet de mieux cerner les attentes des copropriétaires et de préparer des propositions adaptées.

2. Préparer un ordre du jour clair et détaillé

Un ordre du jour bien structuré est essentiel pour garantir le bon déroulement de l’AG. Voici comment le préparer efficacement :

Définir les points essentiels et les classer par ordre de priorité

Commencez par identifier les sujets prioritaires nécessitant une décision des copropriétaires, tels que le budget annuel, les travaux à entreprendre, les contrats de prestataires, et les questions diverses. Organisez ces points par ordre de priorité, en débutant par les sujets les plus importants ou les plus susceptibles de susciter des discussions.

Prévoir un temps de discussion pour chaque point

Estimez le temps nécessaire pour discuter de chaque sujet et indiquez-le dans l’ordre du jour. Cela aide à gérer le temps de la réunion et à éviter les débordements.

Communiquer l’ordre du jour en avance

Envoyez l’ordre du jour aux copropriétaires en même temps que la convocation à l’AG. Assurez-vous qu’ils reçoivent ces documents au moins 21 jours avant la réunion, conformément à la législation en vigueur.

Inclure les points récurrents obligatoires

N’oubliez pas d’inclure les points récurrents obligatoires comme l’approbation des comptes. Ces sujets doivent être systématiquement inscrits à l’ordre du jour pour répondre aux exigences légales et assurer la transparence de la gestion.

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3. Faciliter la participation des copropriétaires

Assurer une participation active des copropriétaires est essentiel pour une AG réussie. Utiliser des outils de visioconférence permet aux copropriétaires de participer à distance, augmentant ainsi le taux de participation. Proposez également le vote par correspondance pour ceux qui ne peuvent pas assister à l’AG, en rendant les formulaires de vote clairs et accessibles. Communiquez régulièrement les étapes de préparation de l’AG et les sujets à discuter via des newsletters, des emails et des affichages dans les parties communes.

4. Dématérialiser les convocations et la gestion des votes

La digitalisation offre de nombreuses opportunités pour simplifier la préparation et la tenue des AG. Utiliser des outils numériques pour la convocation et la gestion des votes présente plusieurs avantages.

Envoi des convocations par email

Envoyer les convocations par email permet de gagner du temps et de réduire les coûts liés à l’impression et à l’envoi postal.

Gestion des votes en ligne

Les plateformes de vote en ligne offrent une solution pratique et sécurisée pour recueillir les votes des copropriétaires. Ces outils permettent de voter à distance, ce qui augmente le taux de participation et facilite la comptabilisation des votes.

Signature électronique

La signature électronique des documents, comme la feuille de présence et le procès-verbal, simplifie grandement la gestion administrative. Elle est juridiquement reconnue et permet de sécuriser les échanges.

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5. Automatiser les tâches répétitives

Pour simplifier la préparation et la tenue des AG, il est essentiel d’automatiser les tâches répétitives. Utilisez des logiciels adaptés pour automatiser l’envoi des convocations, la collecte des votes et la rédaction des procès-verbaux. Ces outils peuvent également envoyer des rappels par email aux copropriétaires pour les échéances importantes. Automatiser ces tâches libère du temps pour se concentrer sur des aspects plus stratégiques, améliore l’efficacité opérationnelle et réduit le risque d’erreurs.

6. S’appuyer sur un logiciel d’assemblées générales complet

L’utilisation d’un logiciel spécialisé pour la gestion des assemblées générales simplifie considérablement le processus. Un logiciel performant peut à la fois automatiser les tâches répétitives, centraliser les documents, faciliter les votes et assurer un suivi rigoureux des décisions.

Powimo, la solution pour vos assemblées générales

Powimo est une solution logicielle conçue pour répondre aux besoins des syndics de copropriété dans la gestion des AG. Développé par Seiitra, Powimo offre une gamme complète de fonctionnalités pour faciliter chaque étape de l’organisation et de la tenue des assemblées générales.

  • Préparation des AG : Powimo permet de constituer l’ordre du jour, de récolter les éléments nécessaires à la convocation et de suivre les tâches à réaliser. Le logiciel génère rapidement les documents nécessaires pour la convocation.

  • Envoi des convocations et documents : Grâce à Powimo, les convocations et autres documents obligatoires peuvent être envoyés par email, ce qui réduit les coûts et les délais d’envoi.

  • Gestion des votes : Powimo facilite la tenue de l’assemblée avec des fonctionnalités telles que la signature de la feuille de présence sur tablette, le vote en ligne et à distance, et la diffusion de la séance de vote. Les copropriétaires peuvent également saisir les formulaires de vote par correspondance directement en ligne.

  • Sécurisation des données : la plateforme utilise des technologies de cryptage avancées et des protocoles de sécurité stricts pour protéger les informations sensibles, garantissant la confidentialité des données des copropriétaires.

  • Rédaction et signature électronique du PV : Powimo permet la rédaction automatique du procès-verbal de l’AG et la signature électronique des documents, assurant ainsi une conformité légale et une sécurité renforcée.

En adoptant Powimo, les syndics de copropriété peuvent grandement simplifier la gestion des assemblées générales, améliorer la participation des copropriétaires et assurer une exécution efficace des décisions prises. La digitalisation de ces processus avec Powimo permet non seulement de gagner du temps mais aussi de renforcer la transparence et la satisfaction des copropriétaires. Vous souhaitez découvrir l’outil ? Faites une demande de démo !