Assemblées générales dématérialisées : augmentez le taux de participation

Assemblées générales dématérialisées : définition et cadre légal

Une assemblée générale dématérialisée désigne une réunion de copropriétaires tenue en tout ou partie à distance, grâce à des outils numériques. Elle permet de remplacer les modalités physiques traditionnelles (réunion en salle, signature papier, vote à main levée) par des solutions digitales sécurisées, tout en respectant le cadre juridique fixé par la loi.

La digitalisation et la dématérialisation des assemblées générales comprend :

• La digitalisation des documents administratifs : convocation, ordre du jour, feuille de présence, procès-verbal (PV), pouvoirs, tous disponibles en ligne, accessibles via un espace sécurisé.
• L’automatisation de certaines étapes clés : envoi automatique des convocations, relances par email ou SMS, génération du PV en fin de séance, archivage numérique des décisions…
• La tenue de l’assemblée en visioconférence, avec des outils qui permettent d’identifier les votants, d’assurer la confidentialité, et de respecter les règles de quorum.
• Le vote électronique sécurisé : en amont ou en temps réel, avec traçabilité, horodatage, et intégration directe des résultats dans le procès-verbal final.

Depuis la loi ELAN de 2018, renforcée par l’ordonnance du 20 mai 2020, le cadre légal autorise ce mode de fonctionnement. Les décrets d’application précisent les modalités techniques et juridiques, comme l’usage de plateformes conformes au RGPD, l’horodatage des votes, ou encore la convocation par voie électronique. L’objectif : faciliter la participation, sécuriser les procédures et moderniser la gestion de copropriété, tout en restant conforme au Code de la copropriété.

Autrement dit, un syndic professionnel peut désormais tenir une AG entièrement à distance, sans perdre en légitimité ni sécurité juridique.

Les bénéfices concrets pour les copropriétés

Les assemblées générales dématérialisées apportent des avantages immédiats pour les syndics de copropriété et les copropriétaires. Voici pourquoi elles s’imposent comme une solution gagnante pour tous.

Participation facilitée pour tous les profils

• Les copropriétaires non-résidents, souvent absents lors des AG physiques, peuvent voter où qu’ils soient.
• Les actifs débordés, jeunes copropriétaires ou parents, peuvent se connecter depuis un smartphone ou un ordinateur.
• Les personnes âgées peu à l’aise avec l’informatique peuvent être accompagnées par un proche, sans avoir à se déplacer.

Économie de temps et d’argent pour le syndic

• Plus besoin d’imprimer et d’envoyer massivement les convocations papier.
• Automatisation des tâches : relances par email, génération de procès-verbaux, archivage numérique.

Fluidité des opérations administratives

• Vote électronique sécurisé avec traçabilité (RGPD, horodatage).
• Signature électronique des procès-verbaux et des résolutions.
• Accès centralisé à l’ordre du jour, aux documents de gestion, et aux résultats des votes.

Meilleure image et professionnalisation du syndic

• La digitalisation renforce la crédibilité du gestionnaire immobilier.
• Elle valorise un syndic moderne, à l’écoute des besoins actuels des copropriétaires.
• Un outil de gestion locative et de copropriété innovant est un facteur de fidélisation des mandats.

Des logiciels conçus pour les syndics de copropriété comme Powimo intègrent des modules dédiés aux assemblées générales. Ils permettent de tenir l’assemblée à distance, signer et voter électroniquement. Les automatisations fluidifient le pilotage et l’éxécution des résolutions.

Impact direct sur le taux de participation

La dématérialisation rend l’assemblée générale plus accessible et favorise la participation.

Dans l’étude menée par l’Unis, 76% des propriétaires interrogés considèrent que les AG à distance augmentent le taux de participation.

L’AG de copropriété à distance signe la fin des barrières logistiques où une part importante des voix ne s’exprime pas.

Elle permet de :

• s’adapter aux emplois du temps de chacun
• d’éviter les contraintes de déplacement, les retards et les absences
• voter en amont via un espace sécurisé

Dans la réalité d’un syndic professionnel, cela signifie moins d’appels pour comprendre comment voter, moins de résolutions reportées par manque de quorum, et plus de fluidité dans le déroulé de l’AG.

Découvrez le témoignage de la régie Pedrini !

Mettre en place une AG dématérialisée : étapes clés

Voici les étapes clés pour mettre en place une assemblée générale de copropriété hybride ou complètement dématérialisée :

• Etape 1 : choisissez un outil fiable. La plateforme doit respecter les normes de sécurité, être conforme au RGPD, et garantir l’authentification des participants. Des logiciels de gestion de copropriétés comme Powimo mettent à disposition des modules dédiés aux AG digitales.
• Etape 2 : adaptez les convocations. Mentionnez la tenue en visioconférence, joignez le lien de connexion, et précisez les modalités de vote en ligne. La signature électronique est possible avec Powimo, par exemple.
• Etape 3 : accompagnez les copropriétaires. Organisez une session de test ou un webinaire explicatif. Fournissez des tutoriels pour aider les moins aguerris.
• Etape 4 : le jour J, assurez un bon déroulé. Modérateur formé, assistance technique disponible, plan B en cas de bug. Anticiper permet de sécuriser l’animation d’assemblée générale dématérialisée.

Les freins courants et comment les lever

Certains copropriétaires expriment des réticences. La fracture numérique, notamment chez les seniors, reste un enjeu. En 2021, l’illectronisme affectait plus de 60% des 75 ans ou plus selon Vie Publique. Toutefois, des outils simplifiés et un accompagnement adapté permettent de surmonter cet obstacle.

Des craintes peuvent persister quant à la sécurité des votes. Les logiciels professionnels comme Powimo utilisent des protocoles d’authentification forte, des horodatages et des certificats SSL.

Autre frein : la crainte de perte de lien humain. 39% des copropriétaires estiment que la tenue des assemblées générales à distance affaiblit les échanges entre voisins. 33% redoutent un éloignement dans la relation avec leur syndic professionnel. Pourtant, les échanges en visioconférence conservent la dimension relationnelle. Le syndic professionnel peut prendre la parole, partager son écran, et même faire voter en direct.

Il faut donc adopter une démarche pédagogique et progressive pour convaincre les copropriétaires d’adopter les AG dématérialisées.

Bonnes pratiques pour maximiser la participation aux assemblées générales dématérialisées

Voici cinq conseils qui vous permettront d’augmenter les taux de participation aux assemblées générales à distance :

• Avant tout, communiquez activement. Envoyez des mails explicatifs, partagez un tutoriel vidéo, relancez par SMS. La communication multicanale fonctionne particulièrement bien.
• Simplifiez l’expérience utilisateur. Choisissez une interface intuitive, mobile-friendly, sans besoin d’installation. Le vote par anticipation peut aussi séduire ceux qui ne sont pas disponibles le jour J.
• Valorisez la participation. Rappelez les enjeux des résolutions à voter : travaux de rénovation énergétique, budget prévisionnel, nomination du syndic. Un tiers des copropriétaires n’assiste pas aux AG par manque d’intérêt. S’ils comprennent les impacts concrets de leur participation, ils seront plus enclins à se connecter.
• Enfin, analysez les retours. Après chaque assemblée générale digitalisée, demandez un avis rapide. Cela permet d’améliorer les futures sessions.

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1. Possibilité d’assister à l’AG à distance : vote et signature électronique, connexion depuis un smartphone possible !
2. Simplifier l’organisation des AG : automatisations, relances, espace client…
3. Réduction de la charge administrative et amélioration de votre réactivité.
4. Sécurisation de l’assemblée générale conformes aux exigences réglementaires.

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