Comptabilité copropriété : le guide

Une comptabilité de copropriété bien tenue permet d’éviter les litiges entre les propriétaires, garantir une équité des dépenses et maintenir l’immeuble en bon état de fonctionnement. Régie par des règles légales spécifiques, la gestion de la comptabilité de copropriétés s’avère souvent complexe pour le syndic. Celui-ci doit en effet veiller à ce que les finances soient conduites de manière transparente, efficace et en parfaite conformité avec la réglementation en vigueur. Vous ne savez pas comment mettre en place un plan comptable de copropriété ? Suivez le guide !

Comptabilité de copropriété : les grands principes

Tout d’abord, il convient de rappeler les principales règles qui régissent la comptabilité en copropriété.

Cadre légal : la comptabilité relative à la copropriété doit être tenue de manière à respecter certaines législations, notamment la loi n° 65-557 édictée en 1965, fixant le statut de copropriété des immeubles. Depuis 2007, de nouvelles règles comptables pour les copropriétés ont également été intégrées à la législation.

Tenir une comptabilité d’engagement

Avant 2007, les opérations comptables relatives à la copropriété étaient enregistrées au moment du paiement : on parlait alors d’une comptabilité de trésorerie. Néanmoins, cette organisation présentait deux inconvénients :

• D’une part, cela ne permettait pas de connaître la situation économique de l’immeuble à un instant T ;
• D’autre part, le décalage ne permettait pas de comparer les immeubles entre eux de manière fiable.

Depuis la mise à jour de la loi n°65-557 en 2007, avec la loi SRU, le syndic doit tenir une comptabilité d’engagement. Cela signifie que désormais, dès qu’une dépense a été engagée, elle doit être automatiquement comptabilisée. Et ce, même si elle n’a pas encore été déboursée.

Les charges et produits sont enregistrés dès leur engagement juridique par le syndic, indépendamment de leur règlement.

Effectuer une comptabilité en partie double

Dans la même lignée, la mise à jour de 2007 impose au syndic d’effectuer une comptabilité en partie double. En effet, comme les dépenses sont enregistrées dès leur engagement, toute écriture portée au crédit d’un compte doit ainsi être simultanément inscrite au débit d’un autre compte. Ce processus permet de révéler les éventuelles erreurs commises lors des saisies.

Prendre en compte les apurements 

Avant 2007, les manquements des copropriétaires n’étaient pas comptabilisés, ce qui avait un impact négatif sur la trésorerie., les pertes liées aux défauts de paiement des charges par les copropriétaires doivent être apurées. Ce processus permet d’avoir une vision plus précise de la situation financière de la copropriété.

Ouvrir un compte bancaire séparé

Depuis 1965, l’ouverture d’un compte bancaire spécifique pour les activités de la copropriété fait partie des obligations comptables du syndic. C’est ce compte uniquement qui recevra toutes les sommes perçues par la copropriété. (Article 18 grand II de la loi du 10 juillet 1965)

Bon à savoir : un compte qui présente un défaut d’ouverture au bout des trois mois suivant la désignation d’un syndic annule automatiquement le mandat de celui-ci.

Cas particulier

Les copropriétés de moins de 10 lots et présentant un budget annuel inférieur à 1500€ disposent d’une comptabilité simplifiée. En pratique, cela signifie que :

• Le syndicat n’est pas tenu à une comptabilité en partie double (article 41-10 de la loi du 10 juillet 1965)
• Elles ne sont pas obligées d’ouvrir un compte bancaire séparé. ( II) article 18 de la loi du 10 juillet 1965)

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Comment faire les comptes d’une copropriété ?

Afin d’assurer une gestion saine et efficace de la comptabilité en copropriété, il est essentiel de suivre plusieurs étapes, telles que :

• La mise en place d’un budget prévisionnel : le syndic prépare un budget prévisionnel, permettant d’anticiper les dépenses annuelles de la copropriété. Ce budget sert de base pour le calcul et la répartition des provisions sur charges trimestrielles.
• La réalisation d’appels de fonds : en se basant sur le budget prévisionnel, le syndic demande des contributions trimestrielles ou semestrielles aux copropriétaires afin de financer les charges spéciales ou générales. Le montant de ces contributions est déterminé en proportion de la quote-part de chaque copropriétaire.
• Le contrôle et le suivi des dépenses : durant l’année, le syndic examine les factures reçues afin de procéder aux paiements correspondants.
• La clôture de l’exercice comptable : à la fin de l’année, le syndic doit effectuer une évaluation de la situation financière de la copropriété en comparant les dépenses réelles aux prévisions budgétaires, et en analysant l’évolution des charges par rapport aux années précédentes.
• La présentation des comptes à l’assemblée générale : le syndic est tenu de clore les comptes de l’immeuble et de soumettre le résultat à l’assemblée générale des copropriétaires pour approbation, dans un délai ne dépassant pas 6 mois à compter de la clôture. En cas de surplus ou de déficit, il peut être reporté sur l’exercice suivant pour permettre son ajustement.

Comptabilité copropriété : quels sont les documents nécessaires ?

La loi SRU (Solidarité et renouvellement urbain) impose une nomenclature spécifique pour la comptabilité de copropriété, ainsi que la conservation des pièces justificatives de chaque écriture comptable pendant 10 ans.

La comptabilité d’une copropriété se compose de trois documents principaux :

• Le livre journal, permettant d’enregistrer les opérations comptables au jour le jour ; enregistre chronologiquement les opérations ayant une incidence financière sur le fonctionnement du syndicat.
• Le grand livre des comptes, regroupe l’ensemble des comptes utilisés par le syndicat, opération par opération.
• La balance générale, récapitulant les soldes des comptes à la fin de l’exercice en fournissant une synthèse des positions financières.

Faciliter la gestion de la comptabilité copropriété grâce à Powimo

Vous vous en doutez, la gestion comptable d’une copropriété s’avère particulièrement difficile sans outil adapté. Pour les cabinets d’administrations de biens notamment – tenus de gérer parfois plusieurs centaines de lots – il n’est pas rare de commettre des erreurs faute d’outils adaptés. Heureusement, il existe des outils digitaux, tels que Powimo, qui facilitent et sécurisent ces processus.

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Développé par SEIITRA, Powimo est une solution digitale dédiée à la gestion immobilière, prenant notamment en compte toute la partie comptabilité copropriété. Cet outil aide les administrateurs de biens à fluidifier leur gestion comptable grâce à différentes fonctionnalités, telles que :

• Un module back office et comptabilité syndic de copropriété : saisie optimisée des factures, gestion des liens syndic-gérance, analyse de pré régularisation de la copropriété, détection des anomalies… Ce module centralise toutes les opérations relatives à la copropriété.
• Un module gestion des mandats de syndic : permettant de simplifier la saisie et l’archivage des documents de chaque copropriété.
• Un module consultation comptable : permettant de rechercher, consulter et modifier facilement les comptes des mandants.
• Un module dématérialisation des documents : permettant d’accélérer et de sécuriser les flux de documents nécessaires à la gestion comptable.

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