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Les assemblées générales à distance : la gestion des déconnexions

Avec la multiplication des assemblées générales à distance suite à la pandémie, un sujet revient souvent en ce moment : la gestion des déconnexions lors de ces assemblées générales à distance.

Comment les gérer ? Comment respecter ce que dit la Loi ? : SEIITRA vous explique tout, avec le support de Caroline Jacquemin, Juriste IT, et Julien Thomas, Responsable Produit de notre module Assemblée Générale.

I – Quel est le dispositif légal mis en place ?

« En application des décrets n°2019-650 du 27 juin 2019, et n°2020-834 du 2 juillet 2020, l’assemblée générale décide des moyens et supports techniques permettant aux copropriétaires de participer aux assemblées générales de copropriété. » explique Caroline Jacquemin.

C’est-à-dire ?

« Ces dernières peuvent se dérouler par présence physique, en visioconférence, en audioconférence, ou encore par tout moyen de communication électronique. L’identité de chaque participant doit être garantie et les moyens techniques utilisés doivent permettre la retransmission continue et simultanée des délibérations, afin de garantir la qualité des débats. »

II – Le cas de déconnexion d’un participant lors d’une assemblée générale

Pour rappel, seuls les incidents techniques ayant empêché un copropriétaire ou associé qui a eu recours à un moyen de communication électronique de faire connaître son vote, doivent être mentionnés dans le procès-verbal (article 17 du décret n°67-223 du 17 mars 1967).

Julien Thomas développe : « Ces incidents peuvent être déclarés aussi bien de façon automatique et électronique que manuellement. Notre solution Powimo est en parfaite adéquation avec l’ensemble des contraintes réglementaires. Nos procès-verbaux sont en effet entièrement modifiables et le gestionnaire se charge d’y inscrire l’ensemble des incidents ayant empêché un copropriétaire de voter. »

III – Comment traiter une déconnexion lors d’une Assemblée Générale sur Powimo ?

Le module Assemblée Générale de Powimo offre la possibilité à vos copropriétaires de voter de  plusieurs manières : à main levée, à distance (visioconférence) ou par correspondance.

Lorsque le gestionnaire ouvre le vote d’une résolution, les votants à distance reçoivent, sur leur espace de vote consultable depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone, une notification qui les invite à s’exprimer. Le gestionnaire visualise alors en direct les votes de chacun des copropriétaires.

« Ceux ne s’étant pas exprimés sont rapidement identifiables grâce à un filtre. Il est alors possible de s’assurer que ces votes non exprimés ne sont pas liés à un incident technique. » précise Julien Thomas.

Le gestionnaire peut ainsi agir pour s’assurer que le votant ne s’est pas absenté temporairement, et l’inciter à voter le cas échéant. Faute de réponse de sa part, ou en constatant une déconnexion, il pourra alors reporter sur le PV de l’Assemblée Générale le non vote du copropriétaire lié à un problème technique. Sur Powimo, les feuilles de présence indiquent également l’heure des retards ou départs anticipés des participants.

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Contrairement aux idées portées par certains acteurs du marché, Powimo vous accompagne dans le respect de vos obligations réglementaires, et ce respect de la réglementation est, et a toujours été, au cœur des préoccupations de SEIITRA, en tant qu’expert du marché.

« Par ailleurs il n’existe aucune obligation légale concernant la gestion des déconnexions des participants, tant que celles-ci n’empêchent pas aux votants de s’exprimer. » rappelle Caroline Jacquemin.

Avec Powimo, préparez et tenez vos assemblées générales de copropriété en toute sérénité.