Comment agir sur les accès ?

Optimiser son logiciel d’administration de biens : comment agir sur les accès ?

Après l’étape cruciale des données, il est temps de nous intéresser aux accès, qui sont aussi extrêmement importants. Qu’il s’agisse des écrans, des menus ou des documents, la simplification et l’automatisation sont évidemment les mots-clés. Elles vont vous permettre de gagner en temps et en efficacité. Nos experts ont recensé pour vous les grandes étapes incontournables pour optimiser cet aspect de votre logiciel d’administration de biens.

Simplification des menus et limitation des choix

Lorsque l’utilisateur est face à des menus simplifiés et des choix plus limités, il se pose naturellement moins de questions, risque de faire moins d’erreurs et peut donc aller directement à l’essentiel.

Comment mettre cela en place ? En suivant quelques règles simples :

• Des accès menus adaptés, simplifiés et associés aux tâches du collaborateur,
• Certaines possibilités bloquées, telles que la suppression, la modification ou l’extraction de données,
• Des traitements centralisés,
• La gestion des documents associés aux profils,
• La sécurisation (des références bancaires, par exemple).

En gérant vos menus de la sorte, nos collaborateurs ont évalué votre gain de productivité à 10% sur l’ensemble des utilisateurs.

Pour rappel, afin de vous donner une idée des gains de productivité, nous avons chiffré quelques éléments construits en partant d’exemples clients. Nous raisonnons ici sur la base d’une structure de 30 personnes pour environ 250 jours travaillés/an/personne, soit donc un total de 7500 jours/hommes. Attention, les gains en question ne seront pas obligatoirement strictement proportionnels à votre organisation à cause d’effets de masse, de dilution de l’information ou des responsabilités…

Meilleure gestion des documents

En ce qui concerne les documents, votre but est de simplifier au maximum le travail des collaborateurs et aussi prendre en compte les irritants :

• Ajouter un maximum de champs de fusion dans les documents pour que les utilisateurs n’aient pas à modifier le document (la direction valide la maquette, laquelle sort ensuite au format PDF) et donner la possibilité de joindre des documents à un courrier (par exemple, un bail avec tous les diagnostics).
• Créer des documents suffisamment complets. Certains documents ne sont en effet pas assez aboutis pour une automatisation maximale lors de la génération, ce qui implique une modification manuelle par l’utilisateur.
• Mettre à jour la bibliothèque de documents.
• Limiter le choix.
• Apprendre aux utilisateurs à remonter les problèmes à l’expert interne pour effectuer les modifications nécessaires.
• Utiliser uniquement les modèles du SI et interdire l’utilisation d’autres types de documents. La direction valide les documents sortants et les utilisateurs ne peuvent plus les changer car ils sont au format PDF. De plus, cela permet de les archiver directement dans la GED de l’outil et donc de les retrouver plus facilement.

Sur cette partie concernant la gestion des documents, nous évaluons le gain de productivité à 30% sur l’ensemble des utilisateurs. Impressionnant, n’est-ce pas ?

Vous êtes désormais armés pour corriger au mieux les accès à votre logiciel d’administration de biens. Dans le prochain article, nous passerons à l’étape de la digitalisation. Maintenant que vous avez optimisé vos données et vos accès, vous êtes dans les meilleures conditions pour réussir cette étape majeure.

Si cet article vous a plu, n’hésitez pas à le partager sur les réseaux sociaux !