Migration des données : la méthode SEIITRA pour un changement de logiciel en toute sérénité

La migration des données est une étape souvent redoutée, mais néanmoins inévitable lors de l’installation d’un nouveau système ERP immobilier. Ce processus demande en effet beaucoup de rigueur, et peut constituer un projet de longue haleine, entre aspects techniques, respect de la conformité et conduite du changement… ce qui tend à susciter des inquiétudes auprès des cabinets d’administration de biens au moment crucial d’une mise à jour technologique. Pour autant, inutile de priver son cabinet d’une transition digitale qui ne pourra que lui être bénéfique. Découvrez comment, étape par étape, SEIITRA prend en charge une opération complexe dans les meilleures conditions.

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Que faut-il savoir avant d’entreprendre un projet de migration des données ?

Le processus de migration des données consiste à récupérer l’historique des données patrimoine et comptable, actuellement sauvegardées dans la base de données d’un premier système, pour les transférer dans le nouveau logiciel. Chez SEIITRA, nous estimons que le délai optimal est de 6 mois en moyenne pour permettre au cabinet de gérer sereinement sa conduite du changement, entre le moment de la signature et le démarrage de l’activité sur le nouvel ERP.

Les risques principaux ne sont pas forcément d’ordre technique ; ils proviennent souvent de la capacité des collaborateurs du cabinet à bien vivre un changement de logiciel qui va bouleverser leur activité au quotidien. C’est pourquoi nous proposons à nos clients de mettre en place un accompagnement des équipes SEIITRA avant, pendant et après le processus de migration.

Comment impliquer tous les collaborateurs dans le projet de migration ?

Un changement d’ERP est un projet qui impacte tout le cabinet. Il est important de profiter de la période de transition que représente la migration des données pour optimiser les process et mettre en place des stratégies de communication – que ce soit en interne auprès des collaborateurs, ou en externe pour garder les clients du cabinet informés des changements. Pour ce faire, le cabinet peut désigner des référents métiers pour chaque service concerné.

SEIITRA préconise de prendre ces décisions en amont du projet et de préparer une organisation « en miroir », c’est-à-dire avec un point d’entrée unique côté client en étroite collaboration avec le chef de projet SEIITRA. De cette manière, le cabinet est impliqué à chaque étape de validation et dans toutes les décisions ; il reste informé de l’avancement du projet, tandis que le chef de projet SEIITRA peut coordonner avec efficience la gestion des aspects techniques ainsi que la partie accompagnement et formation des collaborateurs.

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Faut-il anticiper une interruption d’activité pendant la transition ?

Il faut effectivement anticiper une période interruption d’activité, quoique partielle. La durée peut varier selon les méthodes et les éditeurs. Côté SEIITRA, nous opérons une migration en deux fois afin de commencer par une première phase de test. La période d’interruption de la migration réelle qui intervient sur la fin du processus est donc réduite grâce à l’expérience acquise de la première migration test. Pendant ce temps, le cabinet peut continuer à travailler sur certains aspects. Par exemple, l’envoi des appels de loyer est possible pendant la coupure s’ils sont re-simulées sous Powimo à la reprise d’activité.

Mais surtout, cette période d’interruption est mise au profit de l’étape non moins indispensable de la formation des collaborateurs. En intervenant pendant une période de réduction d’activité, nous veillons ainsi à planifier des sessions de formation qui ne viendront pas rajouter de la charge de travail et générer du stress au sein du cabinet. Cette interruption s’intègre donc dans le processus de changement en offrant du temps pour former au nouveau logiciel en toute sérénité avant le démarrage officiel.

En quoi consiste la méthode SEIITRA ?

De la visibilité à chaque étape

Un projet de migration des données avec la méthode SEIITRA se déroule en plusieurs étapes bien déterminées :

• L’étape de cadrage. Un consultant SEIITRA intervient une journée sur site client afin d’échanger avec le cabinet sur tous les aspects métiers et paramétrer l’environnement Powimo en fonction des spécificités détectées et sauvegardées dans le book consultant SEIITRA.
• L’étape de préparation technique. Cette étape consiste à déployer l’environnement Powimo du client dans le cloud AZURE SEIITRA et mettre en place des connexions nécessaires au bon fonctionnement avec l’aide du prestataire informatique du cabinet.
• L’étape de migration des données.

1. La migration test. Nous réalisons une première analyse des données clients sur la base d’une photo de ses données à un instant t. Puis les données transformées sont envoyées pour validation au client dans un format accessible (Excel), ce qui permet de concentrer les premières interactions sur la donnée et non sur le logiciel.
Après validation des données transformées, le client réalise une recette de la migration test directement dans Powimo avec l’aide d’un consultant qui en profite pour présenter au client le logiciel en même temps que ses données intégrées.
Ce séquencement en étapes incrémentales donne ainsi l’occasion au client de rationnaliser le projet et de mieux se projeter.

2. La migration réelle. Les étapes de la migration test sont répétées avec des données plus récentes. Pendant l’interruption de service, les formations ont déjà démarré.

Un accompagnement sur la durée

Chez SEIITRA, nous avons l’habitude et l’expérience nécessaire pour accompagner nos clients dans la conduite du changement. Notre position est que le collaborateur ne peut pas bénéficier à 100% d’une formation ponctuelle ; même en proposant des formations concrètes, qui impliquent la pratique du logiciel sur des cas existants, nous faisons en sorte de les coupler avec de l’accompagnement dans la durée. Une pratique qui passe par l’élaboration d’un planning de journées dédiées à la prise en main du logiciel en fonction des contraintes métiers, qui ont été recueillies en amont du projet par le consultant. L’objectif étant de répondre précisément aux besoins du client, il s’agit toujours d’un accompagnement totalement personnalisé.

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