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La réalisation de l’état des lieux de sortie est un moment clé de la gestion locative. Si les obligations du locataire sortant sont strictement encadrées par la loi, c’est au gestionnaire qu’incombe la responsabilité de les vérifier point par point, de prévenir les litiges, de sécuriser le bailleur et de préparer la suite.
Dans cet article, nous passons en revue les principales vérifications à effectuer, en les articulant autour du droit applicable, de la réalité terrain, et des leviers d’optimisation qu’un bon logiciel d’état des lieux comme Powimo, permet d’actionner pour gagner en rigueur, en efficacité et en valeur ajoutée.
L’état des lieux est un document établi de manière contradictoire entre le locataire et le bailleur (ou leur représentant), qui décrit de façon détaillée l’état du logement et de ses équipements à un moment donné. Il est réalisé à l’entrée dans les lieux et à la sortie du locataire.
Il sert de référence pour comparer l’état du bien au début et à la fin du bail, afin de déterminer les éventuelles dégradations imputables au locataire et de décider, le cas échéant, des retenues sur le dépôt de garantie.
En cas de désaccord entre les parties, un huissier de justice peut intervenir pour dresser un état des lieux à frais partagés ou à la charge de la partie qui le sollicite.
L’état des lieux est encadré par plusieurs textes législatifs et réglementaires, notamment :
L’état des lieux est généralement plus détaillé, car il doit inclure l’inventaire complet du mobilier (conformément au décret du 31 juillet 2015), et l’état des équipements électroménagers, ustensiles de cuisine, etc.
Il est donc recommandé de joindre un inventaire avec état descriptif, pièce par pièce, à l’état des lieux.
La loi impose au bailleur HLM de fournir un état des lieux d’entrée gratuit. En cas de dégradation, l’état des lieux de sortie permet à l’organisme de chiffrer les réparations imputables au locataire. Une grille de vétusté est souvent utilisée pour évaluer les retenues équitables sur le dépôt de garantie.
« Le locataire peut donner congé à tout moment, en respectant un délai de préavis de trois mois, ou d’un mois dans certains cas spécifiques. »
Article 12 de la loi du 6 juillet 1989
La toute première étape consiste à s’assurer que le congé du locataire est régulier :
Même si la régularité du congé reste une étape manuelle, l’anticipation de la sortie peut être largement fiabilisée par un bon suivi des échéances du bail. En structurant son processus de fin de location dès la notification du congé, le gestionnaire peut planifier plus efficacement la suite. Grâce à l’intégration complète de la gestion locative dans Powimo, les alertes liées à la date de fin de bail, la planification des actions, ou encore la génération des documents de sortie peuvent être automatisées. Le gestionnaire peut ainsi enclencher rapidement l’organisation de l’état des lieux et centraliser les échanges avec le locataire.
Un process bien calé dès le départ, moins de retard, et une sortie encadrée sans imprévus.
« Le locataire doit prendre à sa charge l’entretien courant du logement et des équipements mentionnés au contrat de location. »
Décret n°87-712 du 26 août 1987 relatif aux réparations locatives
L’un des rôles clés du gestionnaire consiste à s’assurer que le logement est rendu en bon état, sous réserve de l’usure normale :
Le contrôle du bon entretien du logement exige rigueur et méthode. Or, les vérifications peuvent devenir fastidieuses sans un outil structurant. Notre module état des lieux permet de préparer et de réaliser le contrôle pièce par pièce avec une grille standardisée, entièrement personnalisable par le gestionnaire. L’application mobile Powimo permet d’annoter directement sur le terrain, avec insertion automatique de photos, pour justifier l’état réel du bien.
Une vérification complète, documentée et opposable, sans ressaisie ni perte d’information.
« L’état des lieux de sortie est établi contradictoirement et comparé à celui d’entrée pour déterminer les éventuelles dégradations. »
Article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989
L’état des lieux de sortie est le document de référence pour justifier d’éventuelles retenues sur le dépôt de garantie. Il doit être :
La comparaison entre l’état des lieux d’entrée et celui de sortie est l’étape-clé pour objectiver les dégradations éventuelles. Une fonctionnalité “comparaison automatique” permet de générer un état des lieux de sortie en affichant, pour chaque item, la donnée de l’entrée et celle de la sortie, côte à côte. En mode terrain, la saisie se fait sur tablette avec prise de photos horodatées et signature électronique du locataire à la fin de la visite.
Une restitution instantanée et sécurisée de l’état des lieux de sortie, qui limite les contestations et fluidifie la relation locataire !
« Le dépôt de garantie est restitué dans un délai d’un mois, ou deux mois en cas de retenues justifiées. »
Article 22 de la loi du 6 juillet 1989
Sur la base de l’état des lieux, le gestionnaire doit :
Enjeu numéro un : réduire au maximum le délai entre la sortie et la remise en location. Mais ce n’est pas qu’une question de rapidité. Il s’agit aussi de garantir la qualité de l’offre relouée, la conformité du logement, et la transparence vis-à-vis du bailleur.
Le départ d’un locataire est aussi l’opportunité de :
Les workflow digitalisé qui facilite la gestion de cette phase charnière :
Une meilleure fluidité de rotation, des temps morts évités, et une performance locative optimisée à chaque départ.
Avec un logiciel métier comme Powimo, vous bénéficiez d’une plateforme tout-en-un pour :
Découvrez ici toutes les fonctionnalités Powimo liées à la gestion des états des lieux et structurez vos départs locataires comme un levier de performance.
L’état des lieux de sortie est un document contradictoire, réalisé à la restitution des clés, qui décrit précisément l’état du logement à la fin du bail. Il sert à comparer l’état du bien avec celui constaté à l’entrée pour identifier d’éventuelles dégradations imputables au locataire sortant.
L’état des lieux de sortie doit être réalisé idéalement le jour de la remise des clés ou dans un délai très proche. Tout retard peut compliquer la comparaison avec l’état des lieux d’entrée et rendre la procédure de retenue sur dépôt de garantie plus délicate.
Le gestionnaire locatif, le locataire sortant et, le cas échéant, un représentant du bailleur doivent être présents. À défaut, l’état des lieux peut être réalisé par un huissier, garantissant la validité juridique du document.
L’état des lieux d’entrée fixe la référence initiale du logement. Celui de sortie doit être strictement comparé à l’entrée pour détecter usure, dégradations ou modifications. La charge de la preuve des dégâts incombe au bailleur grâce à ces deux documents.
En cas de désaccord sur les constatations, le recours à un huissier de justice est recommandé pour un état des lieux contradictoire et opposable. Il garantit impartialité et sécurise la procédure.
Le locataire doit restituer le logement dans un état conforme à celui constaté à l’entrée, excepté l’usure normale. Il doit également permettre l’accès au logement pour la réalisation de l’état des lieux.
Les photos datées, constats écrits détaillés, et justificatifs d’entretien (ramonage, maintenance chaudière) renforcent la preuve en cas de litige.
Les dégradations constatées lors de l’état des lieux de sortie peuvent entraîner des retenues sur le dépôt de garantie. Ce document sert de base juridique pour justifier toute retenue.
En colocation, un état des lieux unique couvre l’ensemble du logement, impliquant tous les colocataires. En location meublée, l’état des lieux doit inclure un inventaire précis du mobilier et des équipements, conformément aux normes en vigueur.
Un état des lieux incomplet, non signé ou peu précis expose le gestionnaire à des litiges, à la perte de droits sur les retenues éventuelles, et nuit à la relation avec le bailleur. La rigueur et la traçabilité sont essentielles.
