Innovation : NOUVEAUTE ! Le vote par correspondance digitalisé

Avec Powimo, gagnez toujours plus de temps en faisant compléter les votes par correspondance par vos copropriétaires depuis leur Espace Client.

Avec le vote par correspondance, vous pouvez :

• donner accès via l’Espace Client aux copropriétaires à un formulaire de vote entièrement dématérialisé qu’ils peuvent compléter eux-mêmes, sans votre intervention,
• saisir les formulaires directement sur Powimo avant l’assemblée générale,
• conserver les votes issus des formulaires pendant l’AG,
• gérer les copropriétaires défaillants lors des votes, sur le PV et dans la génération des recommandés,
• mettre à jour la feuille de présence avec inscription automatique des informations règlementaires.

Nous nous sommes intéressés de plus près à la fonctionnalité de saisie des votes par les copropriétaires dans leur Espace Client.

Pour cela, nous avons calculé le temps de traitement des votes par correspondance sans l’Espace Client Powimo :

Imaginez ce contexte : nous avons une copropriété de 50 lots, avec 50 votants au total dont 40% votent par correspondance, ce qui équivaut à 20 votants par correspondance. Ces votants ont voté soit par courrier soit par mail. Et l’AG comprend 15 résolutions.

1. 1ère étape de traitement : gestion de la réception des courriers

Le gestionnaire prend en moyenne 1,5 minutes pour traiter la réception du courrier (mail ou postal) d’1 votant (= ouverture du courrier, scan du formulaire, intégration de la version numérique dans la GED).

Multipliez par le nombre de votants par correspondance (20), et vous obtenez un temps de traitement de réception de ces votes, de 30 minutes pour cette AG.

1. 2ème étape de traitement : saisie des votes par correspondance

Le gestionnaire prend en moyenne 30 secondes pour traiter 1 vote d’1 votant, soit 7,5 minutes pour 1 formulaire (15 votes).

Donc pour 20 votants et 15 résolutions, le gestionnaire prend 150 minutes pour saisir ces votes, soit 2,5 heures.

Cumulez le temps passé lors de ces 2 étapes et vous arrivez à un temps de traitement global moyen de 3 heures pour les votes par correspondance pour chaque AG.

Si en moyenne, chacun de vos gestionnaires a en charge un portefeuille de 50 copropriétés, en comptant au minimum 1 AG/an/copropriété, soit 50 AG, on obtient un temps de traitement des votes par correspondance annuel équivalent à 150 heures (3H/AG x 50 = 150H), soit l’équivalent d’un mois de travail pour un salarié sur une base de 35H.

Avec la saisie du formulaire de vote par correspondance par vos copropriétaires depuis leur Espace Client Powimo, vous gagnez l’équivalent d’un mois de travail.

C’est aussi un gain de temps pour votre copropriétaire, car il n’a plus besoin de remplir le formulaire papier et de l’envoyer par voie postale.