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L’état des lieux est une tâche incontournable des professionnels de la gestion locative. Mais elle peut rapidement être chronophage, et parfois, source de litiges. La réalisation d’un état des lieux se fluidifie et se sécurise grâce aux applications mobiles et la signature électronique. Mais quelles sont les fonctionnalités essentielles d’une application d’état des lieux ? Découvrez-les dans cet article !
Réaliser un état des lieux numérique est devenu simple grâce aux applications dédiées. Avec une solution comme Powimo, application mobile et tablette, tout est simplifié : comparaison avec l’état des lieux précédent, ajout de photos, saisie automatique des informations essentielles et annotations en temps réel. Une fois terminé, la signature électronique valide le document sans besoin d’impression !
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Une bonne application d’état des lieux doit offrir des fonctionnalités pratiques pour simplifier et structurer le relevé des informations.
Pour faciliter les déplacements, une application d’état des lieux doit être optimisée pour une utilisation sur mobile et tablette. Que ce soit pour réaliser des états des lieux sur place ou pour consulter les rapports déjà établis, l’interface doit rester intuitive et ergonomique sur tous les types d’appareils. Grâce à cette compatibilité multiplateforme, les gestionnaires peuvent accéder aux informations essentielles et procéder aux signatures électroniques, même en situation de mobilité.
Il arrive que la connexion Internet soit instable lors d’une visite. Un mode hors connexion permet d’effectuer l’état des lieux et de synchroniser les données une fois la connexion rétablie. Un mode hors ligne permet aux utilisateurs de continuer à saisir les informations, ajouter des photos et remplir l’état des lieux même sans connexion. Une fois le réseau rétabli, l’application synchronise automatiquement les données avec le serveur ; l’état des lieux est alors bien enregistré et accessible sur tous les appareils connectés.
L’ajout de photos détaillées des pièces, compteurs et détecteurs de fumée (DAAF), accompagnées de commentaires spécifiques, permet de garantir une documentation visuelle complète. Ces éléments sont automatiquement intégrés au rapport d’état des lieux, pour un meilleur suivi. Cela permet également de réduire les risques de litiges en apportant une preuve visuelle des observations effectuées.
Une application d’état des lieux doit assurer un partage rapide et sécurisé des documents. Après la signature sur tablette ou smartphone, l’état des lieux est envoyé par mail aux locataires et propriétaires et mis à disposition sur leur espace client. Grâce à la synchronisation automatique, le gestionnaire retrouve tous les états des lieux dans son interface.
Une application d’état des lieux doit permettre la création automatique des comptes rendus, avec la possibilité de pré-chiffrer les dégradations, de générer des ordres de service et d’adapter le document aux spécificités du bien grâce à des modèles personnalisables. Ces fonctionnalités optimisent le processus et facilitent la gestion des interventions.
Une synchronisation avec les logiciels de gestion locative centralise les informations et évite la double saisie des données. Grâce à cette intégration, les états des lieux réalisés sont directement liés aux dossiers des locataires et des biens immobiliers. Les mises à jour sont automatiques, ce qui garantit une cohérence entre l’état des lieux et les autres documents contractuels (bail, quittances, suivi des réparations). De plus, cette connectivité réduit les risques d’erreurs humaines et améliore la productivité des gestionnaires immobiliers en leur évitant des tâches répétitives et chronophages.
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Un état des lieux doit être authentifiable. L’horodatage automatique renforce la preuve juridique du document. La géolocalisation, quant à elle, garantit que l’état des lieux a bien été effectué sur le site concerné. Elle empêche toute contestation de la part des parties prenantes.
Une application d’état des lieux permet de réaliser un état des lieux rapide et efficace, sans avoir à manipuler de documents papier. Grâce à une interface intuitive, la saisie des informations est simplifiée, avec l’ajout de photos annotées et la comparaison avec les états des lieux précédents. La centralisation des données évite les ressaisies et accélère le traitement des informations.
Toutes les informations nécessaires sont accessibles directement sur tablette ou smartphone, notamment les coordonnées des locataires, les codes d’accès et les relevés de compteurs. Un dictionnaire préétabli des pièces et équipements peut aider à mieux évaluer le bien et permet une déclaration des constats plus rapide, sans risque d’oubli ou d’erreur.
Grâce à la synchronisation automatique, l’état des lieux précédent est immédiatement disponible. Il évite ainsi la recherche fastidieuse d’anciennes données. L’anticipation des interventions est également facilitée par la pré-codification des ordres de service et le pré-chiffrage des dégradations, pour une prise de décision rapide. Une aide en ligne contextualisée est accessible pour accompagner les utilisateurs en temps réel.
La dématérialisation garantit une procédure fiable et sécurisée, puisqu’elle limite les risques de perte de papier ou de contestation sur les données. Une fois signé, l’état des lieux est automatiquement stocké et envoyé par mail aux parties concernées, tout en restant consultable sur l’espace client du locataire et du propriétaire.
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