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Dans la gestion locative, l’état des lieux est un document structurant : il marque juridiquement la remise des clés et encadre la restitution du dépôt de garantie. Pourtant, il n’est pas rare qu’il devienne une source de contestation, notamment lors de la sortie du locataire. Sans être systématiques, ces contestations peuvent entraîner un traitement chronophage pour les gestionnaires, voire des tensions entre bailleur et locataire. Comment réagir efficacement ? Et surtout, comment sécuriser le processus pour les éviter en amont ?
L’état des lieux est encadré par plusieurs textes, dont la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, modifiée par la loi ALUR, ainsi que le décret n°2016-382 du 30 mars 2016. Il doit obligatoirement être :
En l’absence d’état des lieux d’entrée, le bien est réputé avoir été remis en bon état, sauf preuve contraire (Article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989).
L’état des lieux de sortie doit être comparé à celui d’entrée. Seules les dégradations excédant l’usure normale peuvent justifier une retenue sur le dépôt de garantie. En cas de litige, la charge de la preuve repose sur le bailleur (ou son gestionnaire).
Dans certaines situations (refus du locataire, absence), l’état des lieux peut être dressé par huissier de justice, aux frais partagés (article 1730 du Code civil).
Même bien établi, un état des lieux peut être remis en cause, notamment lors de la restitution du logement. Plusieurs situations classiques sont rencontrées par les professionnels :
Lorsqu’une contestation survient, plusieurs options s’offrent au gestionnaire pour défendre la position du bailleur, en respectant le cadre légal.
Avant toute procédure, la discussion argumentée avec le locataire reste la voie la plus efficace. Un état des lieux clair, appuyé de photos datées, permet souvent de désamorcer les incompréhensions. Certains professionnels envoient même un courrier explicatif standardisé avec justificatifs, à remettre dès réception de la réclamation.
Gratuite et non obligatoire (sauf litiges <5 000 € concernant le dépôt de garantie), la CDC permet aux deux parties d’exposer leur version. Elle constitue une étape intermédiaire efficace avant toute action judiciaire. Le gestionnaire doit alors préparer un dossier solide : état des lieux comparé, historique des échanges, devis ou factures éventuelles.
Dans les situations où le désaccord persiste, l’intervention d’un expert immobilier ou d’un huissier mandaté peut permettre de rétablir objectivement les faits. Cela peut aussi renforcer la position du bailleur si une action judiciaire est envisagée.
En dernier recours, le bailleur (ou son représentant) peut saisir le tribunal d’instance. Cette démarche suppose une documentation parfaitement structurée : preuve de la dégradation, justificatif de retenue, état des lieux incontestable.
Lire aussi : Obligations du locataire sortant : que doit vérifier le gestionnaire locatif ?
Les outils numériques et la structuration des process internes sont les meilleurs alliés des professionnels pour limiter les contestations.
Utiliser une application mobile permet :
Un logiciel de gestion locative intégré permet aussi de centraliser l’archivage, d’assurer une traçabilité complète et d’automatiser les relances en cas de litige.
Former les collaborateurs, fournir des modèles d’état des lieux complets, planifier les rendez-vous à l’avance, prévoir un contrôle qualité aléatoire : autant de leviers pour fiabiliser le process. Certains logiciels permettent même d’identifier les lots “à risque” (ancienneté, rotation élevée, niveau de vétusté) et d’adapter les méthodes en conséquence.
L’accès à un espace client sécurisé, avec les documents consultables à tout moment, favorise la confiance. La transparence limite souvent les litiges avant même qu’ils ne se forment.
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