L’avis d’échéance de loyer, également nommé appel de loyer, peut permettre au bailleur de rappeler au locataire qu’il doit procéder au règlement de ce dernier. Cet avis d’échéance de loyer peut apparaître de façon régulière, occasionnelle ou intervenir comme relance suite à un loyer impayé ou un retard de paiement. L’appel de loyer ne revêt aucune obligation légale et ne doit pas être confondu avec la quittance de loyer. Cependant, il peut tout de même être utile aux professionnels de l’immobilier pour relancer les locataires mauvais payeurs.

La gestion locative comprend, au sens large, l’ensemble des opérations visant à encadrer un bien immobilier en location. L’appel de loyer n’est pas obligatoire et n’est régi par aucun texte ni aucune loi, mais s’inscrit dans une bonne gestion locative, instaurant un climat de confiance et facilitant les paiements réguliers.

L’avis d’échéance de loyer apparaît comme une démarche préventive, assurant au locataire une bonne transmission des informations et un rappel de ses obligations. Cet avis peut également être un moyen de rappeler au locataire son éventuel retard de paiement du loyer.

Dans quelles situations utiliser l’avis d’échéance de loyer ? 

Bien qu’il ne soit pas obligatoire, l’avis d’échéance de loyer est généralement utilisé dans trois cas de figure :

• Dans une démarche habituelle et régulière, il permet simplement de rappeler au locataire le montant du loyer, les charges, la date du règlement ainsi que toute information utile.
• Dans une démarche de relance du locataire, il permet de signifier à ce dernier un retard de paiement.
• Dans une démarche occasionnelle, il permet de faire savoir au locataire le changement du montant du loyer ou de charges, ou encore le montant à payer lorsque des travaux ont été effectués et doivent être remboursés par ce dernier.

Quel formalisme appliquer ? 

Aucun formalisme n’étant imposé, les modalités d’un appel de loyer sont libres. Toutefois, afin de rendre ce dernier utile et probant, l’avis d’échéance de loyer peut prendre la forme d’un courrier où doivent figurer plusieurs éléments :

• l’identité du bailleur et du locataire ;
• l’adresse du bien loué ;
• la date d’échéance de paiement du loyer (dans le cas d’une relance pour retard de paiement, précisez la date maximale de paiement avant mise en demeure) ;
• le montant du loyer, des charges ou encore des éventuels travaux effectués. Pour éviter toute confusion, il est préférable d’indiquer les montants en chiffres et en lettres.

L’avis d’échéance de loyer ne doit pas se confondre avec la quittance de loyer. Contrairement à l’avis d’échéance de loyer, la délivrance de la quittance est obligatoire lorsque le locataire la demande et sera envoyée une fois le paiement effectué par le locataire. Ces documents peuvent être directement accessibles dans l’espace client de notre logiciel Powimo. Cette solution digitale accompagne les professionnels de l’immobilier pour leur faciliter le quotidien. Nos conseillers sont à votre disposition si vous souhaitez obtenir davantage d’informations.

Comment relancer les locataires ? 

Une fois de plus, aucun formalisme n’est prévu concernant l’envoi d’un appel de loyer. Toutefois, s’il s’agit d’avis d’échéance dans un cadre régulier ou occasionnel au regard de charges ou d’un montant de loyer inhabituel, il est préférable de procéder à son envoi quelques jours avant la date limite. Il peut également être transmis en même temps que la quittance de loyer.

Par ailleurs, s’il s’agit d’une relance pour retard de paiement, l’appel de loyer peut être envoyé à tout moment, une fois l’échéance de règlement du loyer dépassée. Dans Powimo, il s’agit de 2 fonctionnalités différentes avec 2 éditions différents (avis d’échéance et relance locataire), même si un solde débiteur peut apparaître dans l’avis d’échéance.

Dans tous les cas, la transmission de l’avis d’échéance de loyer peut se faire par courriel, par lettre simple ou en lettre recommandée avec avis de réception à l’adresse du locataire et devra être remise gratuitement.

Cet avis d’échéance de loyer apparaît ainsi comme une première relance à l’amiable, qui peut très bien être envoyée par mail, dans une logique de digitalisation. L’appel de loyer répond davantage à un formalisme strict, ne négligeant aucune information essentielle. Si cet avis n’occasionne aucune réaction de la part du locataire, le bailleur pourra envisager une mise en demeure, qui elle, devra être envoyée par lettre recommandée avec avis de réception et aura une réelle force juridique.

Pour aller plus loin : assurance loyers impayés 

Bien que la caution soit souvent suffisante afin de pallier les retards de paiement ou les loyers impayés, encore faut-il que cette dernière soit solvable. La possibilité de souscrire une assurance dite de garantie de loyers impayés (GLI) s’offre donc aux bailleurs. Cette garantie est un contrat d’assurance, permettant, selon les assureurs, une prise en charge plus ou moins large. En tant que professionnel de l’immobilier, il peut être intéressant de mentionner son existence à ses clients afin de les aider à se prémunir contre tout risque.