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Depuis l’entrée en vigueur du règlement eIDAS, la signature électronique est un outil clé de la transformation numérique des entreprises. Dans l’immobilier, son adoption s’accélère. Un usage qui se justifie par le développement du télétravail, la digitalisation des services et le besoin de simplifier les démarches administratives.
Pour les professionnels de l’immobilier, gestionnaires locatifs ou syndics de copropriété, la signature électronique représente bien plus qu’un simple confort. Par exemple, il est aujourd’hui possible de signer à distance un procès-verbal d’assemblée générale, tout en respectant le cadre légal en vigueur.
Cet article résume les usages et les avantages de la signature électronique appliquée à l’immobilier professionnel.
La signature électronique est un procédé numérique grâce auquel une personne peut donner son accord sur un document électronique. Elle revêt la même valeur juridique qu’une signature manuscrite. Cependant, elle doit respecter certaines conditions légales. Contrairement à la signature traditionnelle, elle ne repose pas sur une trace graphique, mais sur un mécanisme cryptographique. C’est ce qui garantit l’identité du signataire et l’intégrité du document signé.
En Europe, le règlement eIDAS (Electronic Identification and Trust Services) encadre strictement l’usage de la signature électronique. L’Union européenne a adopté le règlement eIDAS en 2014, puis l’a modifié en 2024. Ce texte confère à la signature électronique une reconnaissance légale uniforme.
En France, l’article 1366 du Code civil confirme que la signature électronique a la même force probante qu’une signature manuscrite. Cela dès lors que l’on peut attribuer la signature à son auteur et que celle-ci garantit l’intégrité du document.
Il existe trois niveaux de signature électronique : simple, avancée et qualifiée. Plus le niveau est élevé, plus les exigences techniques et juridiques sont importantes.
En gestion locative, la signature électronique transforme profondément la manière dont les contrats sont établis et signés.
Le bailleur et le locataire peuvent signer un bail, un acte de cautionnement ou un mandat de prélèvement SEPA en quelques clics, sans avoir à imprimer, envoyer ou scanner de documents.
En rendant les démarches plus fluides, elle limite les oublis, les documents manquants et les retards entre la validation d’un dossier et l’installation du locataire.
La signature électronique répond aux attentes modernes des locataires et propriétaires. Par exemple, les utilisateurs peuvent signer à distance depuis un smartphone, une tablette ou un ordinateur, à toute heure et où qu’ils se trouvent.
Grâce aux mécanismes d’authentification, de traçabilité et de conservation des preuves légales, la signature électronique renforce la sécurité juridique des engagements contractuels, ce qui permet de prévenir les litiges et de garantir la valeur des documents.
Les agences immobilières ou les bailleurs réduisent leurs coûts grâce à la signature électronique, tout en adoptant une démarche plus durable.
La signature électronique garantit la conformité aux exigences légales et renforce la transparence des échanges entre bailleurs, locataires et gestionnaires. Elle permet aux parties prenantes de suivre clairement chaque étape du processus.
Avec Powimo, la signature électronique est intégrée de manière native dans les processus métiers des administrateurs de biens, pour répondre aux besoins spécifiques de la gestion locative comme du syndic de copropriété. L’ensemble des étapes sensibles sont ainsi digitalisées.
Dans les modules de gestion des fournisseurs, Powimo intègre la signature électronique des devis et des bons de commande. Ce processus automatisé renforce la sécurisation des engagements et accélère le traitement des factures et le suivi budgétaire.
Powimo propose une gestion entièrement dématérialisée des AG. Le procès-verbal peut être signé électroniquement de façon certifiée, ce qui préserve son authenticité et sa valeur juridique. La feuille de présence, quant à elle, est collectée de manière numérique, que ce soit sur tablette, en présentiel ou à distance, y compris lors de réunions en visioconférence.
Bail, cautionnement, mandat SEPA… Powimo gère la signature à distance de tous les documents clés depuis n’importe quel appareil connecté. Ainsi, l’entrée dans les lieux se fait plus rapidement, sans nécessiter le déplacement des locataires ou des propriétaires.
Lire l’expérience du Groupe Pichet avec la signature électronique
Oui. En France, la signature électronique a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite. Néanmoins, elle doit respecter les conditions du règlement eIDAS et de l’article 1366 du Code civil. Les parties peuvent signer électroniquement les baux de location, les actes de cautionnement et les procès-verbaux d’assemblée générale, y compris à distance.
Absolument. Les établissements bancaires reconnaissent la signature électronique pour les mandats de prélèvement SEPA, à condition qu’elle réponde aux critères de sécurité et d’identification du signataire. Powimo permet de générer et de faire signer ces mandats de manière fluide et conforme.
Powimo s’appuie sur des prestataires de services de confiance que les autorités ont certifiés, afin de vous assurer un haut niveau de sécurité. Le système horodate chaque signature, l’associe à son signataire et la protège contre toute modification. Ces garanties rendent les documents juridiquement opposables.
Vous pouvez signer une large variété de documents : baux, actes de caution, mandats SEPA, PV d’assemblées générales, feuilles de présence, devis, bons de commande, etc. Powimo couvre l’ensemble des besoins métier des gestionnaires locatifs et syndics de copropriété.
Non, le syndic de ne peut pas rendre la signature électronique obligatoire. Il peut la proposer en alternative, notamment pour faciliter les démarches à distance. Les copropriétaires doivent donner leur accord explicite pour l’utiliser.
La sécurité repose sur plusieurs éléments : authentification du signataire (code SMS, pièce d’identité), horodatage du document, chiffrement des données et certification par un tiers de confiance. Powimo intègre toutes ces étapes.
Oui. Pour que la signature électronique soit juridiquement opposable, l’utilisateur doit la réaliser via une solution certifiée conforme au règlement eIDAS. C’est le cas de la solution intégrée à Powimo. Elle s’appuie sur des prestataires que les autorités ont certifiés pour garantir la valeur légale et la sécurité de chaque signature.
