Logiciel d’administration de biens : Comment digitaliser son cabinet ?

Comment digitaliser son cabinet d’administration de biens ?

La digitalisation est une réelle opportunité pour les administrateurs de biens. Qu’allez-vous gagner en misant sur l’innovation technologique ? De la productivité, bien sûr, et ainsi plus de temps avec vos clients et la possibilité d’offrir des services supplémentaires. Grâce à la transparence, tout le monde partagera les informations. Les utilisateurs, moins sollicités, se concentreront sur les tâches à forte valeur ajoutée. Quant aux outils, ils sont d’ores et déjà aussi bien adaptés aux spécificités du syndic (gestion des incidents en mobilité, visite d’immeuble, AG sur portable…) qu’à celles de la gestion locative (état des lieux sur tablette, compte-rendu de visite pour le propriétaire, gestion des dossiers locataires, visite 3D…).

La digitalisation se décompose en 7 points concrets :

1. Gestion des procédures et des actions,
2. Dématérialisation des envois,
3. Numérisation des documents,
4. Intégration des fichiers,
5. Déport du travail auprès des clients,
6. Communication avec des applications externes,
7. Suivi de l’activité.

Nos experts ont fait le point sur chacun de ces aspects pour vous permettre d’optimiser au mieux votre logiciel d’administrateur de biens.

Gérer des procédures et des actions

Le métier d’administrateur de biens est constitué de multiples processus qu’il faut dématérialiser. Le but de la digitalisation est d’harmoniser et de standardiser les procédures métiers. Chaque processus métier spécifique va être découpé en tâches élémentaires adressées aux différents profils : alertes sur un contentieux dans l’agenda de tâches de l’utilisateur, partage des agendas, historisation des demandes, intégration automatique des mails entrants…

La mise en place d’alertes va permettre un vrai travail en mode collaboratif, aucune désorganisation en cas d’absence et un traçage précis des actions.

Dématérialiser les envois

Savez-vous que le traitement d’un seul envoi papier vous coûte environ 1€ ? Or, il est possible d’économiser jusqu’à 80%. Comment ? En optant pour le zéro papier !

• en évitant la « manutention » de documents,
• en automatisant la production des liasses,
• en envoyant par mail des courriers de masse,
• en faisant tout dans l’application sans utiliser de documents « personnels ».

Numériser les documents

Prenons l’exemple de la saisie des factures. Savez-vous que le traitement d’une seule facture vous coûte en moyenne 10€ ?,Or la numérisation de ce type de document vous permet d’économiser rapidement grâce à des gains de 25 à 30 secondes par facture. Les gestionnaires donnent leur bon à payer et les comptables, qui n’interviennent que sur les factures ponctuelles, font moins de frappe et plus de contrôle de gestion.

Cela apporte aussi un gain dans le classement. Le papier est relégué au second plan. Les factures sont visibles depuis l’espace client à tout moment et disponibles « à distance » dès qu’elles sont saisies. Ce temps ainsi gagné permet, par un cercle vertueux, un regain de vigilance.

En ce qui concerne la mise à disposition des relevés bancaires aux membres du conseil syndical, la numérisation permet un gain de 100%. Au total, le gain de productivité lié à la numérisation est évalué à 20 % sur l’ensemble des utilisateurs.

Intégrer les fichiers

Les cas types sur ce sujet concernent les relevés d’index d’eau, la CAF ou encore les relevés de comptes bancaires.

Prenons justement le cas des rapprochements bancaires. En intégrant les fichiers, le gain de productivité est énorme : un module de rapprochement traite plus de 85 % des mouvements en automatique ! L’organisation est également bien meilleure : la récupération des relevés peut être effectuée quotidiennement, permettant ainsi de bénéficier d’une situation bancaire pointée au jour le jour. L’état de rapprochement est stocké au format PDF pour consultation ultérieure et, enfin, il y a bien entendu beaucoup moins d’erreurs.

Déporter le travail

Il est crucial d’enrichir le contenu de l’extranet client. C’est votre standard téléphonique ouvert 24h/24, 7j/7. Sur l’extranet, vos clients peuvent aisément consulter et modifier certaines informations (n° de téléphone, adresse mail), consulter/écrire à des contacts, bénéficier de l’immédiateté de l’accès à l’information, consulter des documents comptables comme les factures et les contrats, mais aussi effectuer des paiements.

Les bénéfices attendus sont nombreux :

• une plus grande fluidité au niveau des appels entrants puisque les clients appellent mécaniquement moins dès lors que l’information de base est disponible sur leur espace.
• une image de transparence, moderne et qualitative, rassurante pour les clients
• une richesse de services qui tend à fidéliser le client
• une communication permanente avec les clients
•  une diminution des appels.

Très concrètement, on constate une diminution de 50% des appels, des courriers et des emails. Donc n’hésitez pas à communiquer sur l’existence de cet extranet et sur ses différentes fonctionnalités auprès de vos clients copropriétaires, propriétaires, locataires !

Vous améliorez également votre réactivité en déléguant la déclaration et le suivi des incidents. En effet, lorsqu’il y a un flot continuel de demandes à traiter, le gestionnaire est contraint de revenir au bureau pour traiter ces demandes et manque donc de réactivité face à son client qui, lui, manque de visibilité. En déléguant, vous améliorez votre communication, la réactivité des différents acteurs ainsi que votre relation client.

Communiquer avec des applications externes

L’intégration de logiciels partenaires est essentielle, tant pour la gestion locative que pour le syndic. Avec une plateforme ouverte mais sécurisée sur laquelle vous pouvez rattacher des services (assureur, baby-sitter, personnel d’entretien…), vous créez une communauté.

Le numérique permet de proposer de nouveaux services mais, pour cela, il faut accepter de changer sa façon de travailler. Comment ? En évitant, par exemple, la saisie d’informations si celles-ci sont déjà présentes dans un autre système d’information que le vôtre.

Suivre l’activité

Le pilotage d’un cabinet nécessite d’avoir à disposition les bonnes informations au bon moment. La digitalisation va vous permettre de piloter l’activité au niveau des processus, de vous aider dans votre prise de décision mais aussi d’avoir le contrôle de l’activité de vos salariés en suivant, par exemple, la répartition des portefeuilles ou les mandats perdus. Surtout, ces données sont obtenues facilement, sans nouveau calcul ou tableau croisé dynamique.

Si vous en doutiez encore, cette analyse en détail vous a montré que les avantages de la digitalisation pour tous les administrateurs de biens sont plus qu’évidents et extrêmement nombreux.

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