Logiciel d’administration de biens : Comment l’optimiser ?

Dans un précédent article, nous avions expliqué dans quels cas de figure une modernisation d’un logiciel de gestion apparaissait essentielle. Vous mesurez certainement l’évolution du marché, de votre concurrence, mais avez-vous également conscience de la mutation profonde de votre métier ? Des attentes de vos clients ? Si vous avez fait ce cheminement, alors voici la suite !

Optimisation : Les grands principes à suivre

Vous n’utilisez pas tout le potentiel de votre logiciel d’administration de biens et vous souhaitez prendre ce sujet à bras le corps ? C’est une bonne chose, cette période de mutation des métiers de l’immobilier est propice à la réflexion !

En revanche, il vaut mieux le savoir avant de se lancer : c’est un travail de longue haleine qui prendra entre 18 et 48 mois selon l’importance de votre cabinet. Si vous êtes prêt à vous engager dans le processus, votre logiciel deviendra votre meilleur allié pour améliorer votre productivité et la qualité de votre relation client. Vous aurez d’autant plus de temps à consacrer à des missions à valeur ajoutée.

Débutons par les premières étapes recommandées par nos experts  : le diagnostic, la définition des objectifs et la conduite du changement. C’est parti.

Première étape : diagnostiquer

Le diagnostic est, évidemment, le point de départ de toute optimisation. Faites réaliser un audit d’utilisation de votre logiciel par votre prestataire informatique ou un consultant externe qui aura le recul nécessaire sur votre activité pour identifier les pistes d’amélioration.

Se rappeler qu’en règle générale et notamment dans l’immobilier, la valeur est créée pour sa plus grosse partie par les collaborateurs. Leur rôle et leur adhésion doivent donc être largement pris en considération.

Dressez donc un état des lieux objectif de l’utilisation des solutions par l’équipe.

1. Evaluez, d’une façon générale, les connaissances des utilisateurs sur le produit par profil métier.
2. Étudiez les processus mis en place autour du produit.
3. Vérifiez les niveaux de sécurisation des données par profil.
4. Vérifiez le niveau et la qualité d’implémentation des données.
5. Vérifiez que les accès menus sont axés sur la fonction de chaque collaborateur.
6. Vérifiez l’utilisation et l’adéquation des documents utilisés.

Et ensuite ?

• Établissez un constat

Il vous faut d’abord identifier les points pour lesquels l’utilisation du logiciel pourrait être améliorée, voire remplacée s’il est trop risqué d’un point de vue sécurisation de données/CNIL/RGPD, ainsi que les points sur lesquels l’outil n’est pas utilisé.

S’il y a un manque de formation et d’accompagnement des collaborateurs, vous devez le mettre en évidence. Il en va de même pour un paramétrage inadapté qui n’a pas suivi les évolutions de l’outil.

• Définissez des recommandations

Le diagnostic permet d’établir des recommandations précises pour mieux utiliser l’outil, adapter les processus de travail en fonction des missions de chacun, former le personnel voire recruter pour adapter et développer les compétences du cabinet. C’est également l’occasion de mettre en place un référent métier qui vérifie que les process sont bien appliqués et qui centralise les demandes utilisateurs.

Pourquoi parlons-nous d’organisation du cabinet alors que notre thème est l’optimisation de l’utilisation du logiciel ? Eh bien, l’un ne va pas sans l’autre. Ce sont les deux faces d’une même pièce : les outils et les hommes. Un logiciel est structurant en termes d’organisation et ce sont sa souplesse et ses fonctionnalités qui vous permettront de mieux l’utiliser et de gagner en efficacité.

Deuxième étape : se fixer des objectifs

Se dire qu’on va se moderniser ne suffit pas. Il ne faut surtout pas succomber à l’effet de mode et vouloir se moderniser pour la forme. Celle-ci n’a de sens que si la modernisation est orientée vers une poursuite d’objectifs. Cela doit se faire suivant certaines normes pour produire les effets escomptés. Un objectif simple, réaliste et atteignable mobilisera les employés vers la réussite de celui-ci. Un objectif mesurable et défini dans le temps permettra de savoir si l’objectif est atteint.

Commencez par identifier les points qui vont apporter de la valeur à votre offre clients : votre rigueur et vos compétences, votre réactivité, votre offre de services associés, etc.

Cette analyse permet de connaître les domaines sur lesquels agir et d’identifier les tâches pour lesquelles il n’y a pas de valeur ajoutée « humaine », en automatisant par exemple certains processus (factures, prélèvement à la demande…) et en ajoutant de la valeur à l’offre (visite 3D pour les propriétaires, SMS…).

Définissez des objectifs atteignables. Le phasage est extrêmement important. Attention à ne pas être trop pressé : il faut accepter de « perdre » du temps au départ pour en gagner à l’arrivée. Entre une tactique de déploiement incrémentale et une tactique globale, il faut certainement privilégier la première car le système itératif permet de mettre l’utilisateur au centre de la démarche en tenant compte de ses remarques.

Une fois que l’on sait ce que l’on veut faire, il faut fixer un planning, déterminer le niveau d’investissement, lister les personnes impliquées et agir sur les moyens logiciels. Mais prudence ! Ce projet peut engendrer une mutation profonde de l’organisation. Il faut anticiper la conduite du changement (sur l’organisation, les méthodes et les hommes) et rester pragmatique et modeste au départ. Et, enfin, la confiance n’empêche pas le contrôle. Utilisez des outils de contrôle de réalisation des objectifs, et ce conseil reste valable également une fois que les outils ont été déployés.

Troisième étape : conduire le changement

D’après une étude du Centre d’études en transformation des organisations, seuls « 22% des salariés considèrent que les projets de changement organisationnel augmentent leur bien-être ». Ce pourcentage est faible. C’est pourquoi il est absolument nécessaire d’accompagner les collaborateurs.

La mise en place de nouvelles procédures impacte le rôle des membres de l’organisation et il est donc primordial d’expliquer ce que l’on fait. La gestion de la conduite du changement est une condition sine qua non à la réussite d’un tel projet. Ne sous-estimez surtout pas cette étape. Il est essentiel de réussir à faire adopter sa vision par le plus grand nombre.

La fameuse courbe de changement liste les 4 étapes de tout changement conséquent : le déni, la résistance, l’exploration et l’engagement.

• Dans la phase de déni, le changement est perçu comme une rupture. Il s’agit d’une étape de régression. Selon son niveau d’énergie, la personne entre en résistance, plus ou moins forte, pour défendre son équilibre. Les réactions possibles vont du doute (« vais-je réussir ? ») à l’angoisse, jusqu’à l’opposition (refus de changer).
• Dans la phase de résistance, on assiste à un début de prise de conscience. L’individu visualise peu à peu, de manière objective, ce qui va perdurer (les points positifs sur lesquels il peut continuer à s’appuyer) et ce qui va changer. Lorsque le déclic se produit, c’est le moment où l’individu prend la décision de changer. Il a alors véritablement conscience que son intérêt est dans le changement.
• Puis vient l’exploration. Le changement est accepté. L’individu, qui a validé l’idée de changer, veut maintenant construire une vision précise de son avenir.
• Dans la phase d’engagement, l’individu s’investit dans la mise en œuvre. Il s’engage dans la traduction pratique du changement. Il est prêt à construire les plans d’action et à s’investir dans leur mise en œuvre.

Ne l’oubliez jamais, tout changement réussi passe par trois mots-clés : participation, communication et formation.

En conclusion, ne faites pas tous les changements en une fois mais planifiez-les, afin de laisser le temps aux utilisateurs d’absorber les modifications. L’adaptation peut durer un certain temps. Mettez en place des référents métiers pour vérifier que les nouveaux process sont bien appliqués et que l’on n’essaie pas de refaire ce que l’on faisait par le passé. Enfin, anticipez les risques et gérez les aléas. Nous sommes là pour vous accompagner et vous conseiller à chaque étape.

Nous avons vu dans un précédent billet pourquoi l’optimisation du logiciel est nécessaire et analysé les grands principes généraux dans cet article. Le prochain sera consacré aux étapes concrètes, avec un premier sujet : la gestion des données.

A bientôt !

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