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Logiciel d’administration de biens : Une optimisation nécessaire

Gérer des biens n’est pas une mince affaire… Qu’il s’agisse de gérance ou de syndic, votre métier est chronophage. Il devient même de plus en plus complexe étant donné le nombre important de dispositifs légaux à appliquer.

Par ailleurs, la situation a complètement changé : la mutation du modèle économique, l’évolution des attentes des clients et des profils des collaborateurs sont autant d’arguments majeurs pour vous motiver en tant que professionnels de l’immobilier à vous adapter à la nouvelle donne. Un logiciel optimisé semble aujourd’hui essentiel à tout cabinet qui veut être en phase avec les possibilités et les besoins de l’époque. Nous allons prendre le temps d’étudier tous les aspects du sujet en débutant par un état des lieux de la situation.

Le modèle économique est TRANSFORMÉ

Cruciale, l’optimisation du logiciel se justifie d’abord par le contexte économique, et notamment du point de vue des recettes.

Côté syndic, vos marges se restreignent. L’obligation d’ouvrir un compte séparé et l’effondrement des taux d’intérêts depuis 2009 ont mené à la disparition des produits financiers. Quant à vos coûts de fonctionnement et d’investissement, ils ont augmenté.

Côté gestion locative, c’est encore plus flagrant. La nouvelle répartition des frais d’agence imposée par la loi encadre de manière très stricte la prise d’honoraires afférente à l’entrée d’un locataire.  Le traitement du réglementaire prend ainsi plus de temps : ALUR, PINEL, ELAN, prélèvement à la source, RGPD… De nouvelles règles que vous devez ou devrez prendre en compte. Quant aux loyers, ils stagnent. Ils étaient même en légère baisse en 2017. Le nombre de nouveaux baux signés cette année là a diminué de 4,7 % par rapport à l’année précédente. La mobilité résidentielle des locataires du secteur privé s’est détériorée depuis début 2017.

Vous souffrez également d’une concurrence devenue protéiforme

Côté syndics, l’agglomération de nouveaux types d’acteurs tels que les enseignes nationales, les syndics low-cost, ceux en ligne, ainsi que les nouveaux entrants (experts comptables, géomètres, syndics bénévoles) ne vous facilitent pas la tâche !

Pour la gestion locative, l’état des lieux est assez similaire. Les groupes puissants proposent des tarifs dégressifs ou des services groupés (packs déménagements ou mandats de gestion). Alors qu’il y avait une quinzaine d’acteurs en 2010, il n’en reste plus que quelques-uns aujourd’hui. Cette concentration du marché implique que ces trois ou quatre acteurs influencent voire dictent ce dernier. Avec l’émergence du numérique, apparaissent également de nouveaux entrants dans le secteur comme les agences low-cost. Des start-ups émergent et proposent, via des outils technologiques mêlant réalité virtuelle, intelligence artificielle, blockchain et big data, de nouvelles conceptions de l’immobilier fondées sur l’économie collaborative, l’économie numérique et l’exploitation des données. Il existe deux grands types de start-ups : celles qui viennent en soutien du professionnel, comme un outil supplémentaire pour améliorer son offre ou sa productivité, et celles qui veulent remplacer le professionnel.

Dans un secteur où les revenus ne cessent de diminuer et la concurrence de croître, il apparaît essentiel que votre business model évolue pour garder et conquérir votre marché.

Vos clients aussi ont des difficultés. Tout d’abord, ils doivent faire face à toutes les charges financières exigées par la réglementation (fonds travaux, économie d’énergie…) mais aussi à la baisse du pouvoir d’achat. La différence entre les hausses et les baisses d’impôts décidées par le gouvernement devrait grignoter 0,3 point de leur pouvoir d’achat, selon l’Insee. Plus de huit Français sur dix (81%) ont le sentiment que leur pouvoir d’achat a baissé au cours des dernières années. L’arrivée du prélèvement à la source en 2019 risque également de jouer un rôle prépondérant dans ce domaine. Les clients sont aussi confrontés à des négociations tarifaires plus âpres puisque les Français ont pris l’habitude de comparer les offres sur Internet et de discuter les prix.

Dans une conjoncture aussi complexe, l’optimisation du logiciel est une étape essentielle pour tous les professionnels de l’immobilier. Il vous permet de répondre de façon pertinente aux problématiques liées à l’évolution du modèle économique.

Les attentes des clients ont évolué

S’ils ont des difficultés réelles, les clients ont aussi naturellement des attentes nouvelles. D’après une étude CLCV (Consommation Logement Cadre de vie) – Notre Temps de 2016, l’image des administrateurs de biens se dégrade et l’immobilier a du retard par rapport à d’autres secteurs : 51% des Français se disent insatisfaits et 21% ne sont même « pas du tout satisfaits ».

Sur l’utilité d’un syndic, une enquête Le Progrès de 2016 révèle que 50% des répondants le trouvent utile mais pas forcément indispensable et 13 % estiment même qu’on pourrait s’en passer. Seuls 37 % le pensent indispensable.

Une étude Homepilot d’octobre 2017, elle, pointe le manque de réactivité de la gestion locative. Si près des ¾ des professionnels réagissent en moins d’une journée à des demandes de visite, ils sont plus de 70% à mettre plus de 4 jours à répondre à un locataire.

Quant aux besoins de services numériques, ils ont évidemment augmenté. D’après l’enquête AAREON de 2016, 90% des bailleurs estiment que la digitalisation améliore l’efficience de leur organisation. Elle leur permet de gagner du temps (pour 72 % des bailleurs, en les libérant de certaines tâches fastidieuses, et pour 46 % des locataires en faisant suivre leur demande).  Elle améliore aussi la relation client en facilitant les échanges entre l’agence et le locataire.

Pour la location, l’enjeu est complexe puisqu’il faut non seulement que votre client soit satisfait des services mais les clients de votre client doivent l’être aussi. Et nombreux sont les propriétaires estimant que les services fournis par les professionnels de l’immobilier sont insuffisants eu égard aux prix pratiqués. Ils pensent pouvoir le faire eux-mêmes. Beaucoup de logements ne sont d’ailleurs pas gérés par des professionnels. D’après le journal Le Particulier, seuls 30% des biens en location sont gérés par un gestionnaire locatif. Cela signifie que les 2/3 ne le sont pas ! Enfin, certains clients se sentent trop éloignés de la relation avec leurs locataires. Ils ont besoin de plus de transparence.

Pour les clients, les principales qualités d’un syndic sont la rigueur, la réactivité et la relation client. Le prix n’intervient qu’en 4e position avec seulement 9% de réponses. Pour la gérance, les besoins sont tout à fait similaires : les clients attendent de la réactivité, des conseils, des services, de la visibilité et de la tranquillité.

Point crucial, 81 % des copropriétaires souhaitent privilégier la relation humaine et seuls 10% pensent que la voie numérique suffit. En optimisant votre logiciel, vous ne perdez pas du tout la relation humaine avec vos clients. Au contraire, il vous libère un temps précieux pour répondre de façon qualitative à leurs attentes. Tout le monde y gagne.

Un cadre légal omniprésent

Loi ALUR, transition énergétique, loi sur le numérique, normes, diagnostics… : la réglementation est de plus en plus importante, complexe et contraignante. Certains règlements engendrent une multiplication de nouveaux documents (DPE, CREP, électricité, gaz, ESRIS…) dont la circulation et le transfert sont facilités par la numérisation, elle aussi imposée, et la création d’outils collaboratifs. Quant à la fameuse loi ELAN sur l’évolution du logement et l’aménagement numérique, elle crée un bail mobilité (meublé d’une durée d’1 à 10 mois sans dépôt de garantie, mais avec une caution, non renouvelable), l’encadrement des loyers via les agences d’urbanisme et le bail numérique qui doit permettre « la remontée d’informations sur les baux locatifs et leurs contenus ». En optimisant votre logiciel d’administration de biens, vous vous simplifierez grandement la vie sur tous les sujets réglementaires et renforcerez tout naturellement et par ricochet vos relations avec vos clients.

Les collaborateurs ont aussi changé

Alors que la profession était autrefois stable, le turnover est désormais beaucoup plus important. Quant aux profils, ils changent également. Plus jeunes et plus connectés, vos collaborateurs ont besoin d’utiliser des outils qui ressemblent à ceux auxquels ils sont habitués en dehors du travail. Le métier, lui, est devenu plus complexe et les utilisateurs ont besoin d’être accompagnés pour monter en compétence.

Malheureusement, en tant qu’administrateur de biens, vous êtes aujourd’hui souvent réduit à faire de la gestion courante d’immeuble (recherche de locataires, perception des loyers, gestion des impayés, travaux d’entretien et travaux urgents, impôts, taxes, redevances, etc.) plutôt que de vous concentrer sur la relation client ou l’approche proactive. Les outils informatiques peuvent grandement améliorer les choses et vous aider à gagner en productivité.

Nous verrons dans de prochains articles comment optimiser concrètement votre logiciel : après les principes fondamentaux à comprendre, nous nous pencherons en détail sur les données, les accès, la digitalisation et les processus.

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