Logiciel d’administration de biens : Comment agir sur les données ?

Optimiser son logiciel d’administrateur de biens : Comment agir sur les données ?

Maintenant que vous êtes familiarisé avec les grands principes de l’optimisation d’un logiciel d’administration de biens dans notre précédent article, nous allons étudier quelques pistes concrètes. Celles-ci sont basées sur l’expertise de notre logiciel, sur lequel nous avons déployé notre approche de gain d’efficacité.

Quatre axes nous semblent essentiels :

• Le travail sur les données
• Le travail sur les accès
• La digitalisation
• La refonte des processus de travail

Si les deux premières pistes sont indépendantes, les deux dernières sont profondément imbriquées. Nous y reviendrons dans un autre billet.

Pour bien appréhender ce qui va suivre, il est important de changer votre façon de voir les choses. Il ne faut désormais plus raisonner en masse d’heures de travail disponible mais réfléchir à comment gagner en efficacité pour chaque tâche ou chaque processus.

Afin de vous donner une idée des gains de productivité, nous avons chiffré quelques éléments construits en partant d’exemples clients. Nous raisonnons ici sur la base d’une structure de 30 personnes pour environ 250 jours travaillés/an/personne, soit donc un total de 7500 jours/hommes. Attention, les gains en question ne seront pas obligatoirement strictement proportionnels à votre organisation à cause d’effets de masse, de dilution de l’information ou des responsabilités… Mais commençons par les données.

Les données, la base de tout

Votre système d’information doit être à jour en termes de données. C’est pourquoi il est crucial de faire la chasse aux données manquantes et erronées car cela implique :

• une défiance des utilisateurs vis-à-vis de l’outil,
• une perte de productivité liée au fait que l’information manquante va nécessairement empêcher le bon déroulement des traitements.

Avant toute chose, vous devez avoir confiance dans votre outil et cela passe notamment par vos données.

Prenons des exemples concrets. Si une adresse manque sur l’entrée d’un immeuble et qu’une personne édite un courrier en relation avec cet immeuble, l’adresse ne remonte pas sur le document. Elle devra donc le renseigner dans le document. L’utilisateur va être amené à vérifier systématiquement le dossier papier pour être sûr de ne pas se tromper et cela instaure obligatoirement un sentiment de défiance vis-à-vis de l’outil. Cela entraîne une perte de temps pour le collaborateur, et ne solutionne pas le problème dans la durée puisque, lorsqu’une autre personne va éditer un courrier en relation avec ce même immeuble, elle va rencontrer exactement le même problème.

Il ne s’agit évidemment que d’un exemple parmi des centaines d’autres. Le numéro manquant de la personne à contacter sur place ou des surfaces non renseignées vont également avoir un impact négatif : perte de temps, conséquence sur la commercialisation ou le calcul des honoraires… C’est pourquoi il est essentiel de saisir correctement les informations au bon endroit dans l’applicatif et non sur un bloc-notes ou bien dans les champs libres.

La responsabilité des données

Pour que tout le monde dans votre entreprise ait confiance dans vos données, il faut fixer les rôles et les droits de chacun en matière de données. Définissez donc qui a la responsabilité de la mise à jour de quelles données.

Un conseil : un comptable ne doit pas intervenir dans la saisie des données. Ce n’est pas son rôle.

En matière de sécurité, il ne faut pas perdre de vue que certaines informations sont sensibles et ne doivent pas pouvoir être modifiées par n’importe qui. La gestion des profils vous permettra de réduire de manière significative les risques induits par ces manipulations de données.

Le meilleur exemple est sans doute celui des références bancaires des fournisseurs. Celles-ci ne doivent pouvoir être modifiées que par les personnes habilitées. Une notification envoyée au responsable lorsqu’une opération de ce type est réalisée vous permettra de limiter les cas de détournement de fonds.

En fiabilisant vos données, nos experts ont évalué votre gain de productivité à 10% sur l’ensemble des utilisateurs. C’est loin d’être négligeable et, surtout, c’est sur cette base solide que vous allez pouvoir construire le reste de votre travail d’optimisation. Maintenant que ce socle concernant les données a été clarifié, nous allons passons aux accès, à la digitalisation et aux processus dans les articles à venir.

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