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Innovation : Interview de GSI IMMOBILIER – Dématérialisation des AG et vote en ligne

AG Powimo

GSI Immobilier, en train de tenir une Assemblée Générale à distance

GSI Immobilier utilise Powimo pour réaliser ses Assemblées Générales. Avec cette solution, SEIITRA offre la possibilité aux clients de ses clients de suivre leurs assemblées générales en mode dématérialisé et à distance, notamment grâce au vote en ligne. GSI Immobilier, client de SEIITRA, a eu l’occasion de l’expérimenter à plusieurs reprises. Leur première AG à distance a eu lieu le 6 août dernier.

Retour d’expériences.

1- Comment avez-vous préparé cette première AG à distance au sein de votre cabinet ? Quelles actions avez-vous menées pour que les copropriétaires soient informés et prêts à ce nouveau format ?

Réponse de Benjamin Bagard, Directeur Service Administration de Biens, GSI Immobilier :

Pour se préparer au sein de notre cabinet, il a d’abord fallu se doter des outils nécessaires. Nous avons notamment appris à utiliser un outil de visioconférence et ensuite restituer son fonctionnement auprès des copropriétaires.

Ensuite nous avons fait une AG fictive. Nous voulions faire comme si nos copropriétaires l’utilisaient. Nous avons créé une fausse copropriété dans Powimo, puis une fausse AG qu’on a tenue, étant accompagnés de deux collaborateurs SEIITRA pour cette grande première. A ce moment nous n’avions pas encore notre propre outil de visioconférence, et il y avait encore quelques bugs sur l’outil de vote en ligne. SEIITRA a fait le nécessaire pour y remédier.

Ensuite nous avons refait une deuxième AG fictive la semaine d’après. Elle a plutôt bien fonctionné et cela nous a rassurés car l’AG était déjà convoquée quand nous avons fait les tests.

Pour cette prise en main, nous avons fait participer l’ensemble de nos collaborateurs, que ce soient des gestionnaires ou des assistantes. On a essayé de se positionner sur tous les cas : des gestionnaires étaient là uniquement sur smartphone, d’autres étaient sur PC, d’autres étaient connectés dans notre cabinet avec la fibre, d’autres étaient chez eux, d’autres avaient un réseau internet faible, d’autres étaient en 4G. On voulait vraiment tester tous les cas de figures que peuvent rencontrer les copropriétaires.

Mais ce qu’on peut le moins anticiper, c’est la difficulté de prise en main par les copropriétaires. Les collaborateurs SEIITRA, qui étaient présents le jour de notre première AG à distance, nous ont permis de gérer ces difficultés de prise en main. Quand nous avions préparé l’AG, nous avions beaucoup communiqué en amont. Dans la convocation de l’AG, nous avions mis une note technique pour expliquer ce que stipulait la loi et comment l’AG allait se dérouler, les doubles-entrées, l’outil de visioconférence, le vote en ligne. Ensuite nous avons fait un rappel 15 jours avant l’AG auprès de tous les copropriétaires. Puis nous avons fait une communication très ciblée auprès des personnes qui s’étaient manifestées pour participer à distance, avec une note très précise sur l’outil de vote en ligne, et avec une note rédigée par notre cabinet en complément d’un tutoriel écrit.

Nous avons formé un gestionnaire à la conduite d’AG à distance.

Nous avons fait d’autres AG à distance avec Powimo depuis cette toute première AG et elles se sont toutes bien passées.

Même si parfois on peut sentir un peu de réticence de la part de nos équipes au début, ce sont des personnes averties sur les outils informatiques. Le gros écueil reste la prise en main par les copropriétaires. Il y en a qui ne se rendent même pas compte qu’ils ne sont pas équipés pour réaliser une AG à distance, ils n’ont pas les prérequis techniques, ou tout simplement il y en a qui veulent participer en visioconférence mais ils n’ont pas de caméra, pas de micro, ou encore certains ont des ordinateurs très anciens qui n’ont pas un navigateur à jour et qui ne peuvent pas supporter les solutions qu’on leur propose. Ils s’en rendent compte trop tard, même si nous les avons avertis en amont et que nous leur avons donné les prérequis techniques.

2- Comment s’est passé votre première AG à distance ?

Au regard du défi qu’on s’était lancé, l’AG s’est plutôt bien passée ! Il s’agissait d’une copropriété de plus de 600 lots. On a dû gérer beaucoup de choses : une centaine de votes par correspondance, presque 200 attributions de pouvoirs au préalable à donner aux 20 personnes présentes en visioconférence, et les votes à distance.

L’AG s’est globalement bien passée. C’était confortable car nous avions 2 collaborateurs SEIITRA présents pour nous accompagner, 2 collaborateurs de Lifesize (outil de visioconférence choisi par le cabinet, ndlr) présents aussi, et 3 collaborateurs de notre cabinet.

Ce qui reste aujourd’hui difficile c’est de gérer les votes par correspondance en même temps que les votes à distances et les votes en présentiel. Mais avec le vote par correspondance pré-saisi qui arrive dans Powimo, cela va faciliter la tâche du gestionnaire.

L’AG du 6 août s’est bien passée et nous étions armés pour la faire, grâce aux bonnes volontés de tout le monde et à l’accompagnement dont nous avons bénéficié. Nous avons fait d’autres AG à distance avec Powimo depuis cette toute première AG et elles se sont bien passées.

3- Avec le confinement, la digitalisation des métiers des administrateurs de biens s’est accélérée. Comment voyez-vous votre métier demain ?

Réponse de Gabriel Mingeon, Directeur Général Délégué, GSI Immobilier

Très digital du coup. On voit bien qu’il y a une importante volonté de notre clientèle de digitaliser. Ce sont des personnes déjà averties qui sont capables d’apprécier que les AG se tiennent aussi à distance, tout en maintenant ce mix à distance / en présentiel.

Certains clients disent : « J’espère qu’on pourra toujours faire des AG physiquement. » Je leur réponds : « Le mix ‘en présentiel’ et ‘à distance’ me parait bien, mais le tout ‘à distance’ me parait confortable car cela permet de parer toute éventualité. ». Cela offre l’opportunité aux copropriétaires d’avoir une certaine souplesse pour organiser leurs AG. Certains y viendront et ne feront plus que du ‘à distance’, mais il restera toujours ce mix à distance / en présentiel qui est très apprécié.

Moi je vois notre métier très digital, parce que maintenant notre offre devient de plus en plus dématérialisée : nous offrons à nos clients via leur Espace Client, un confort de communication avec nous.  Les visites avec leurs comptes rendus, les AG, les réunions du Conseil Syndical en visioconférence, etc … : voici d’autres exemples de la digitalisation de notre métier. Même une génération de propriétaires qui n’étaient pas « pour » et un peu réfractaire, s’y met parce qu’elle trouve cela très confortable. J’ai participé à une AG samedi dernier, et les 6 personnes qui étaient derrière leurs écrans étaient très contentes de pouvoir y participer, et les 40 autres personnes qui étaient dans la salle étaient agréablement surprises par l’outil.

Le métier de gestionnaire se dépoussière un peu et cela aide la nouvelle génération à se projeter dans ces métiers. Powimo les aide à envisager l’avenir : il est dans la poche, avec le smartphone, il est sur les tablettes, sur l’ordinateur, … La dématérialisation fait partie de leur appétence professionnelle.

Aujourd’hui en France il y a un seul logiciel qui propose les AG à distance, c’est Powimo et on l’a. 2 ans après la sortie de Powimo, on tire les bénéfices de ce logiciel qui s’est modernisé, c’est une version magnifique. C’est notamment grâce à des outils comme Powimo que je vois notre métier se digitaliser. Par exemple, maintenant nos relations avec le Conseil Syndical ne se font plus par téléphone ; tout est en visioconférence parce que les outils sont pratiques à utiliser et tout le monde fait des efforts. Les gens vont s’y mettre et je suis quasiment convaincu que dans les 5 prochaines années, tout le monde en sera à ce stade, comme à l’époque avec la loi ALUR est arrivé l’Espace client imposé par Madame Duflot. Désormais on ne conçoit plus de ne pas avoir cette liberté d’action. La nouvelle version de l’Espace Client Powimo est super. Inévitablement notre métier, et j’en fais partie et j’ai envie de moderniser nos outils, va être de plus en plus digital et c’est une aubaine. Par exemple, ce week-end nous faisons une AG avec des copropriétaires qui sont en Pologne : c’est un immense progrès. Participer au débat et voter après le débat, le tout à distance, c’est classe !

Continuez à développer ce logiciel parce que je pense que vous avez pris une avance remarquable, et les confrères qui ne sont pas encore mis aux AG à distance, doivent le faire rapidement. Plus Powimo sera utilisé, plus vous aurez de retours d’utilisateurs qui vous aideront à le faire performer.

4- Quelles sont les grandes dernières nouveautés du produit Assemblées Générales de Powimo ?

Réponse de Julien Thomas, Chef de Produit, SEIITRA :

Notre produit permet aux gestionnaires de copropriétés de gérer la totalité du processus d’une assemblée générale, de la préparation de l’ordre du jour à la génération des recommandés pour l’envoi du procès-verbal.

Notre objectif est d’offrir aux gestionnaires et aux copropriétaires une nouvelle expérience autour de ce moment clé de la vie d’une copropriété. Nous avons donc mis en place différentes fonctionnalités comme l’espace Conseil Syndical qui permet au gestionnaire de présenter les résolutions de la prochaine AG aux membres du Conseil Syndical. Nous pouvons aussi parler de l’émargement de la feuille de présence sur tablette ainsi que de la signature électronique du procès-verbal et de la feuille de présence en séance.

Parmi les dernières nouveautés, nous pouvons citer :

  • Le vote en ligne qui permet aux copropriétaires d’exprimer leurs votes depuis leurs smartphones ou leurs tablettes. Cela nous a notamment permis de répondre aux sollicitations de nos clients qui souhaitaient organiser des AG entièrement à distance pour faire face aux restrictions sanitaires en vigueur. Les copropriétaires présents physiquement à l’AG peuvent également l’utiliser ce qui facilite grandement la « récolte » des votes par le gestionnaire.
  • Dans le cas des ASL ou des AFUL, le contenu de la convocation et du procès-verbal s’adapte automatiquement à ce mode de gestion.
  • Un mode recto verso a également été implémenté afin d’améliorer la présentation des documents à transmettre aux copropriétaires.

5- La prochaine avancée prévue pour Assemblées Générales ?

Le vote par correspondance ! Il est très attendu par nos clients et, dans les semaines qui viennent, nous allons proposer aux copropriétaires de remplir le formulaire correspondant directement depuis leur Espace Client et ainsi faire gagner encore plus de temps aux gestionnaires et aux copropriétaires.

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À propos de GSI Immobilier

Expert de l’immobilier, implanté en Savoie, le groupe GSI est un acteur indépendant et incontournable en Tarentaise. Nous tirons notre force de notre implantation locale : accessible et au plus proche de nos copropriétés, nous témoignons d’une parfaite connaissance du marché local et de son environnement. Une expertise qui nous est conférée par la complémentarité et la transversalité de nos métiers. GSI Immobilier gère des biens en résidences secondaires, soit 14 000 lots principalement dans les stations.

À propos de SEIITRA

SEIITRA est un éditeur de logiciel dédié aux professionnels de l’immobilier, leader sur le marché de l’administration de biens depuis plus de 30 ans. SEIITRA compte plus de 12 000 utilisateurs de ses solutions au quotidien et gère plus de 4 millions de lots. La mission des 160 collaborateurs de SEIITRA est d’accompagner la communauté des administrateurs de biens et des bailleurs sociaux dans leur transformation numérique.