Les étapes d’une migration logiciel ADB réussie

1. Choisissez la solution adaptée à vos besoins

Evaluez les solutions et les fonctionnalités essentielles

Le choix du logiciel est une étape déterminante pour une migration réussie.

Évaluez chaque logiciel sur des critères essentiels : ergonomie, mobilité, fonctionnalités clés et compatibilité avec vos outils existants. Un logiciel performant doit répondre aux besoins spécifiques de votre activité, qu’il s’agisse de gestion locative ou de syndic de copropriété.

Voici les fonctionnalités indispensables à privilégier :

• Un logiciel full-web qui vous accompagne dans la digitalisation de votre transformation digitale est aujourd’hui indispensable. Il doit être accessible partout même quand vous êtes sur le terrain.
• Un module comptable fiable et puissant pour limiter les erreurs et couvrir tous vos besoins : appels de provisions, comptes rendus, rapprochements bancaires, paies des concierges et gardiens d’immeuble, aide à la déclaration des revenus fonciers…
• La préparation et la tenue des assemblées générales en ligne, avec des outils pour gérer les convocations, les PV numériques et le vote à distance.
• Un espace client fonctionnel et ergonomique est également indispensable pour faciliter les interactions avec les locataires et copropriétaires.
• La dématérialisation des documents est également un atout essentiel en vue de la facturation électronique obligatoire à partir de 2026.

Lire aussi : Logiciel de gestion locative : selon quels critères le choisir ?

Prenez en compte les contraintes techniques

Outre les fonctionnalités, le logiciel doit s’intégrer harmonieusement à votre écosystème technique existant. Les solutions en mode SaaS comme Powimo permettent de bénéficier d’une meilleure flexibilité et d’une mise en œuvre plus rapide. L’accessibilité à distance, permet aux utilisateurs de se connecter partout et à tout moment, sans nécessiter d’infrastructure locale. Ces logiciels sont également évolutifs, permettant d’ajouter des utilisateurs et des fonctionnalités. Les mises à jour automatiques garantissent que le logiciel reste toujours à jour, sans intervention de votre part.

2. Préparez la transition vers votre nouveau logiciel

Planifiez votre projet de migration

Une migration logicielle réussie repose sur une planification minutieuse. Cela nécessite la création d’un rétroplanning détaillé, qui inclut toutes les étapes du projet : audit, migration des données, paramétrage du logiciel, formation des équipes et mise en production. Votre éditeur se chargera d’établir un plan clair avec des jalons clairement définis. Cette organisation permet d’anticiper les imprévus et d’assurer une transition fluide.

Formez vos équipes

Un logiciel performant est inutile si vos équipes ne sont pas en mesure de l’utiliser efficacement. Investir dans la formation est donc plus que nécessaire. Des plateformes de digital learning comme la Seiitra Academy offrent des parcours pédagogiques adaptés aux besoins de chaque utilisateur, du débutant à l’expert. Les modules sont interactifs et les ressources accessibles en ligne.
Chez Seiitra, nous accompagnons nos clients dans la prise en main de Powimo depuis plus de 30 ans. Formations en présentiel et en ligne nous proposons des coachings adaptés à vos besoins pour faciliter votre démarrage.

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La migration : un processus structuré

Les enjeux de la migration

Chez Seiitra, lorsque nous accompagnons nos clients dans la migration de leurs données, nous gardons toujours en tête les enjeux suivants :

• La qualité de vos données. Les données actuelles de votre logiciel doivent être conformes au nouveau module de données pour un interfaçage facilité.
• La conformité légale : un historique de données doit être clair pour répondre aux exigences légales et audits en cas de besoin.
• La continuité de service : une migration effective est effectuée à un moment bien précis pour vous faciliter au maximum une reprise de service après avoir effectué une synchronisation entre vos anciennes données et les nouvelles.
• La communication et la coordination : tout au long du projet de migration, nos équipes et les vôtres vont interagir pour bien comprendre le périmètre de ce projet, les besoins et les priorités.
• Les ressources : vos équipes doivent être impliquées et actrices dans cette migration. L’activité quotidienne des équipes pendant cette migration doit être évaluée et au besoin renforcée.

Migration manuelle ou automatique ?

La migration manuelle

La migration manuelle consiste à transférer les données de votre ancien logiciel sur le nouveau sans recourir à des outils automatisés. La saisie des informations se fait donc manuellement, souvent par le client, parfois avec l’accompagnement d’une équipe spécialisée. C’est le cas chez Seiitra.

Dans quel cas la migration manuelle est-elle recommandée ?

Généralement, votre éditeur de logiciel vous recommandera une migration manuelle si votre portefeuille comprend moins de 50 copropriétés ou moins de 400 lots en gestion locative.

Comment se passe la migration manuelle chez Seiitra ?

1. Une formation initiale est donnée par le service consulting. Ils se rendent directement dans votre agence pour former vos équipes à la saisie des données.
2. Vos équipes saisissent les données patrimoniales et comptables directement dans votre nouvel environnement.
3. Une formation approfondie et un accompagnement régulier sont dispensés par nos équipes. Un suivi hebdomadaire est assuré pour faire le point sur votre avancement, vous apporter des conseils et planifier des journées d’accompagnement selon vos besoins.

Avantages :

• Coût réduit : contrairement à une migration automatique, la migration manuelle est globalement moins onéreuse.
• Maîtrise progressive du logiciel : la saisie quotidienne des données vous permet de prendre en main le logiciel plus facilement.
• Mise en place plus simple : ce type de projet comprend moins de coordination technique complexe et vous permet une prise en main progressive du logiciel. Vous êtes aussi plus autonome dans le planning.

La migration automatique

C’est un projet à part entière qui traite un fort volume de données en entrée et retranscrit les données que vous avez dans votre logiciel actuel vers ce nouveau logiciel. Il s’agit d’un projet sur plusieurs mois de travail de données et une migration qui déclenchera votre démarrage sur l’apprentissage de l’outil.

La migration automatique est réalisée par les équipes spécialisées de votre éditeur de logiciel. Ce sont eux qui transfèrent toutes vos données vers votre nouveau logiciel, grâce à des outils automatisés.

Dans quels cas la migration automatique est-elle recommandée ?

La migration automatique est essentiellement mise en place pour les clients présentant un grand nombre de lots.

Comment se déroule une migration automatique chez Seiitra ?

1. Récupération de vos données : dans un premier temps nous passons en revue avec vous la liste des données à migrer. Ces données seront examinées par nos équipes expertes afin d’être validées. A cette étape, les échanges sont nombreux afin que la migration se réalise en toute transparence.
2. Migration test : une fois les données validées par nos équipes, une migration test est programmée. Vos données sont intégrées dans votre environnement Powimo. Le service consulting vérifiera alors avec vous que les données sont correctes. Durant cette étape, Seiitra apportera des ajustements à la suite de vos retours. On soulèvera d’éventuelles anomalies que vous aurez à corriger dans votre logiciel actuel avant la mise en production.
3. Migration réelle : toutes les données sont définitivement validées ! On procède alors à la migration réelle.
4. Accompagnement post-migration : des formations spécifiques vous seront dispensées par nos consultants pour vous accompagner sur la prise en main du logiciel.

Avantages :

• Charge de travail moindre : aucune saisie de votre part n’est requise, ce qui vous permet de continuer à travailler sur votre ancien logiciel pendant toute la durée du processus.
• Praticité : bien qu’il s’agisse d’un processus long, il est moins contraignant pour vous au quotidien.
• Un historique : grâce à cette migration, l’historique de vos données sont reprises.

3. Optimisations post-migration

Suivi des indicateurs de performance

Une fois le logiciel pleinement opérationnel, des indicateurs doivent être suivis pour mesurer les bénéfices réels :

• Temps moyen de traitement des tâches
• Réduction des erreurs administratives
• Satisfaction de vos collaborateurs

Retour d’expérience

Collecter les retours d’expérience de vos collaborateurs permet d’identifier des axes d’amélioration. Ces retours sont précieux pour optimiser l’utilisation de votre nouveau logiciel.

La migration vers votre nouveau logiciel est une étape très stratégique. Mal planifiée ou exécutée, elle peut générer de nombreux bugs et rendre la prise en main du logiciel plus difficile. Pour vous garantir une transition fluide vers votre nouvel outil, assurez-vous de vous appuyer sur un partenaire de confiance qui pourra vous accompagner durant toutes les étapes.